home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Heaven / Business Heaven.iso / contact / star / startrk.doc < prev    next >
Text File  |  1993-02-05  |  125KB  |  2,509 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.      ████████ ████████▌ ███████  ▐███████▌                                  
  11.      █▌     ▀    ▐█    ▐█     █▌ ▐█     █▌                                      
  12.      █▌          ▐█    ▐█     █▌ ▐█     █▌
  13.      ████████    ▐█    ▐█▄▄▄▄▄█▌ ▐███████▌                                      
  14.            ▐█    ▐█    ▐█     █▌ ▐█▀██▀
  15.      ▄     ▐█    ▐█    ▐█     █▌ ▐█  ▀█▄                                        
  16.      ████████    ██▌   ██▌   ▐██ ██▌   ▀█▌
  17.  
  18.                          ████████▌▐███████▌  ███████  ████████▌ ██▌    ██       
  19.                             ▐█    ▐█     █  ▐█     █▌ █▌     █▌ ▐█   ▄█▀
  20.                             ▐█    ▐█     █▌ ▐█     █▌ █▌        ▐█ ▄█▀
  21.                             ▐█    ▐███████▌ ▐█▄▄▄▄▄█▌ █▌        ▐██▀
  22.                             ▐█    ▐█▀██▀    ▐█     █▌ █▌        ▐█▀█▄
  23.                             ▐█    ▐█  ▀█▄   ▐█     █▌ █▌     █▌ ▐█  ▀█▄
  24.                             ██▌   ██▌   ▀█▌ ██▌   ▐██ ████████▌ ██▌   ▀██       
  25.  
  26.  
  27.                                                   version 1.6
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.         
  37.  
  38. User's Guide
  39.  
  40.  
  41.  
  42. APEX Computer Services
  43. P.O. Box 807
  44. Alhambra, CA 91802-0807
  45. (818)458-3344
  46. APEX Computer Services
  47.  
  48.  
  49. LICENSE AGREEMENT
  50. Copyright (C) 1992 By APEX Computer Services.  All rights reserved.
  51. You may use this software on any computer, as long as only one person
  52. uses it at a time.  If several people use the software at the same time, you
  53. must pay one registration fee for each additional person.  If you use the
  54. software on a computer network, you must pay for as many licenses as the
  55. number of people who use the software or contact APEX Computer
  56. Services for licensing agreement.  This software is protected be
  57. international copyright laws.  You may copy it only for backup purposes. 
  58. APEX Computer Services licensing the software to you; it is not sold. 
  59. Neither you or any re-seller may rent, lease, sell registered copies on
  60. approval, or otherwise transfer the right to use this software to another
  61. person, except that you may sell or give away your original copy, as long
  62. as you do not keep any copies.
  63.  
  64.  
  65. LIMITED WARRANTY
  66. With respect to the physical diskette and physical documentation enclosed
  67. herein, APEX Computer Services warrants the same to be free of defects
  68. in materials and workmanship for a period of 60 days from the date of
  69. registration.  In the event of notification within the warranty period of
  70. defects in material or workmanship, APEX Computer Services will replace
  71. the defective diskette or documentation.  The remedy for breach of this
  72. warranty shall be limited to replacement and shall not encompass any other
  73. damages, including but not limited to loss of profit, and special, incidental,
  74. consequential, or other similar claims.
  75.  
  76. APEX Computer Services specifically disclaims all other warranties,
  77. expressed or implied, including but not limited to implied warranties of
  78. merchantability and fitness for a particular, and without limiting operation
  79. of the program license with respect to any particular application, use, or
  80. purpose.  In no event shall APEX Computer Services be liable for any loss
  81. of profit or any other commercial damage, including but not limited to
  82. special, incidental, consequential or other damages.
  83.  
  84. Chapter 1  
  85.  
  86.        Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  87.        About StarTrack . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  88.        Minimum Configuration Required. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  89.        Distribution Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  90.        Installing StarTrack. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  91.        Words You Should Know . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  92.        Starting StarTrack. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  93.        Selecting Menu Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  94.        Exiting StarTrack . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  95.        Editing Keys & Cursor Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  96.        Help. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  97.  
  98.  
  99. Chapter 2
  100. Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  101.        About Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  102.        Change Working Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  103.        Work Hours Setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  104.        Company Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  105.        Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  106.        Run Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  107.        Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  108.  
  109.  
  110. Chapter 3
  111. Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  112.        About Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  113.        The Edit Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  114.               Add. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  115.               Edit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  116.               Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  117.               Recall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  118.               Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  119.               Browse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  120.               Next / Previous. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  121.               Exit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  122.        Employees Option  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  123.               Entering Employee Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  124.               Employee Fields Description. . . . . . . . . . . . . . . .   26
  125.               Special Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  126.        Projects Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  127.               Entering Project Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  128.               Project Fields Description . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  129.               Special Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  130.               Searching For A Project. . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  131.        Tasks Option. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   32
  132.               Entering Task Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  133.               Task Fields Description. . . . . . . . . . . . . . . . . .   34
  134.               Special Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  135.               Searching For A Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  136.        Phone Book Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  137.               Entering Phone Book Notes. . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  138.               Phone  Fields Description. . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  139.               Special Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   39
  140.               Searching For A Record . . . . . . . . . . . . . . . . . .   39
  141.        Daily Planner Option. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   40
  142.               Calendar Pop-up. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   40
  143.               To Do Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   42
  144.                      SPECIAL KEYS USED FROM THE TO-DO
  145.                             WINDOW . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   42
  146.               Appointment Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
  147.                      KEYS USED FROM THE APPOINTMENT
  148.                             LIST WINDOW. . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  149.               Diary Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  150.                      KEYS USED FROM THE DIARY
  151.                             WINDOW . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  152.               Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   47
  153.        Recurring TODO Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   48
  154.               Task Fields Description. . . . . . . . . . . . . . . . . .   48
  155.               Special Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   49
  156.  
  157.  
  158.  
  159. Chapter 4
  160. Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   50
  161.        About Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  162.        Short Project & Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  163.               Report Setup Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  164.               Creating & Saving a Report Setup . . . . . . . . . . . . .   53
  165.               Using Existing Report Setup. . . . . . . . . . . . . . . .   55
  166.               Deleting Report Setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   55
  167.               Viewing Report Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   55
  168.        Detail Project & Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  169.        Employee Listing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  170.        Daily Calendar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  171.        Appointments Listing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  172.        To Do Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
  173.        Diary Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
  174.        Phone Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
  175.  
  176.  
  177. Chapter 5
  178. Utilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   60
  179.        About Utilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
  180.        Backup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   62
  181.        Restore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   62
  182.        Re-Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   62
  183.        Remove Deleted Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   63
  184.        Clean Up. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   63
  185.        Move Old To Do Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   64
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.                                                                       
  196. Chapter 1  
  197.  
  198.                             Getting Started
  199. PAGE 2
  200.  
  201. About StarTrack
  202. The StarTrack program is Personal Information Manager.  It is designed to
  203. allow you track daily planner (to-do lists, appointments, and diary & notes),
  204. your contacts (names, addresses, phone numbers, birth dates and
  205. anniversaries), employees, and projects and tasks for your employees or any
  206. person that work with you or for you.  The program is loaded with features
  207. with an extreme ease of use.  The pull down, pop-up, and bar menus, on-
  208. line help, message lines are making the use of the program a breath.  
  209.  
  210. There are almost infinite ways of selecting information to be printed on the
  211. Projects & Tasks reports.  You can create your own query filters, save
  212. them to file, and then use them over and over again to re-print the reports. 
  213. Select between short or detailed report formats.
  214.  
  215. The Daily Planner functions integrate to-do list, appointments and diary on
  216. one screen.  You can schedule events for weeks, months or years ahead. 
  217. You can search for a word or a phrase very easily.  You can print all the
  218. events of one day.  The to-do list, appointments, or diary can be printed for
  219. a day, a week, a month or even for a selected range of dates.
  220.  
  221. Print a phone directory or an address book sorted by first name, last name,
  222. company name, city, state, zip code, birth-date or anniversary.  You can
  223. keep information about your employee or people that you work with and
  224. notes about each one.  
  225.  
  226. Minimum Configuration Required
  227. To run the system, you need at least:
  228.        -      IBM compatible computer
  229.        -      640 K of memory
  230.        -      Hard disk drive
  231.        -      One floppy disk drive
  232.  
  233.        Optional:
  234.        -      VGA monitor
  235.        -      Mouse
  236.        -      Extended memory PAGE 3
  237.  
  238.  
  239. Distribution Files
  240. The distribution disk(s) should contain the following files:
  241.        STARTRK.EXE          is an executable program
  242.  
  243.        The following are data files.      
  244.        PROJECTS.DBF         PROJECTS.CDX         PROJECTS.FPT
  245.        TASKS.DBF            TASKS.CDX            TASKS.FPT
  246.        EMPLOYEE.DBF         EMPLOYEE.CDX         EMPLOYEE.FPT
  247.        PHONES.DBF           PHONES.CDX           PHONES.FPT
  248.        TODO.DBF             TODO.CDX             
  249.        APPOINT.DBF          APPOINT.CDX          
  250.        DIARY.DBF            DIARY.CDX            DIARY.FPT
  251.        HELP.DBF             HELP.CDX             HELP.FPT
  252.        DAYSOFF.DBF          DAYSOFF.CDX          
  253.        RPT_LIST.DBF         RPT_LIST.CDX
  254.        DAY.DBF              DAY.CDX
  255.        RECUR.DBF
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260. Installing StarTrack
  261. If you purchased and registered the program directly through APEX
  262. Computer Services, you have an INSTALL program that installs StarTrack
  263. for you.  Assuming you are using disk drive A:, insert Disk #1 in drive A:,
  264. and then type: A:INSTALL.   Follow the directions on the screen and your
  265. are done.  
  266.  
  267. If you received the program through a Shareware distributor, then it may
  268. have the distributor installation program, follow their instructions, if there
  269. is any.
  270.  
  271. Otherwise, perform the following installation procedure, which is fairly
  272. simple.  
  273. 1.     Create a sub-directory for your StarTrk, (We will use STARTRK for
  274.        the directory name and C: for the hard drive name, but you can call PAGE 4
  275.  it anything), by typing each of the following commands, followed by
  276. pressing the <ENTER> key: 
  277.               C:
  278.               CD \
  279.               MD \STARTRK
  280.        NOTE: you can replace STARTRK with any valid DOS directory
  281.        name.
  282.  
  283. 2.     Point at the new directory by typing:
  284.               CD \STARTRK
  285.  
  286. 3.     Copy all the files of StarTrk installation disk to the new  directory
  287.        by typing:
  288.               COPY A:*.*  C:\STARTRK\*.*
  289.  
  290. 4.     If you have more than one disk, remove the first and insert the next
  291.        one.  Repeat step #3 above.
  292.  
  293. 5.     Make sure that you have a CONFIG.SYS file in the root directory
  294.        of your hard drive.  The CONFIG.SYS must contain the command
  295.        FILES=nn, where nn is a number that should be greater than 45. 
  296.        If you do not have the CONFIG.SYS file or the command is not
  297.        there, please include it before running the program.  If you need
  298.        more information, please refer to your DOS manual.
  299.  
  300. 6.     Copy the start-up batch file, into the root directory or in directory in
  301.        the path by typing:
  302.               COPY C:\STARTRK\STAR.BAT  C:\*.*
  303.  
  304.        NOTE:         The above commends assume that the source disk is
  305.                      drive A: and the target drive is drive C:
  306.  
  307. If you have difficulty installing the program, please call us at (818)458-
  308. 3344.  
  309.  
  310.  
  311. PAGE 5
  312.  
  313. Words You Should Know
  314.        Field                       is an area to store one specific element of
  315.                                    information.  E.g. First Name, ID
  316.                                    Number, Birth Date, etc.
  317.  
  318.        Record                      is a collection of related fields.  (e.g. an
  319.                                    Employee record will contain Employee
  320.                                    Number, Employee Name, Employee
  321.                                    status, Employee position, etc.
  322.  
  323.        File or database            is a collection of records.
  324.  
  325.        Sort Key                    is a special field which the file (database)
  326.                                    is sorted by.  For example you can sort
  327.                                    an address book  by last name or zip
  328.                                    code.
  329.  
  330.        Index File                  is a special file that is used for sorting
  331.                                    the records in a specific order.
  332.  
  333.        Rebuild Index               Sometimes the index files gets corrupted
  334.                                    due to power failure or disk problems,
  335.                                    which result in disability in finding
  336.                                    information.  The StarTrack program has
  337.                                    a built-in function to repair these
  338.                                    corrupted index files by resorting them.
  339.  
  340.        Cursor                      This is the blinking pointer, it will show
  341.                                    while editing fields in a data-entry
  342.                                    screen.  The cursor is used to guide you
  343.                                    as a pointer to where you are at.
  344.  
  345.        Pop-up Window               A window is rectangular box where the
  346.                                    information is displayed.  A Pop-up
  347.                                    window is a window that appears on top
  348.                                    of another window for a specific task. 
  349.                                    E.g. when searching for a specific PAGE 6
  350.                                    record, a pop-up window will be
  351.                                    displayed for you to enter the desired
  352.                                    record number to search for.
  353.  
  354.        Pull Down Menu              A menu is a selection of options.  There
  355.                                    are more than one type of menu.  The
  356.                                    Pull-Down menu is usually at the top of
  357.                                    the screen where you go across
  358.                                    horizontal options, and from each one of
  359.                                    the horizontal options a pull-down (some
  360.                                    times called drop-down) menu appears.
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365. Starting StarTrack
  366. To start the program, type STARTRK from the StarTrack directory.  You
  367. need to change directory to the directory where StarTrack is installed by
  368. typing:
  369.  
  370.        CD \directory-name
  371.  
  372.  
  373. Where directory-name is the name of the directory where StarTrack is
  374. installed and then press <Enter>.  To start the program type:
  375.        STARTRK
  376.  
  377. and then press <Enter>.  Go ahead try it.  The program will take few
  378. seconds to load, then the title screen will appear (see figure 1.1).  Press any
  379. key to go on.  If you are running a non-registered copy, the registration
  380. screen will appear, please read it.  If you wish to print the registration
  381. form, make sure your printer is ON and then type 'Y' otherwise type 'N'. 
  382. Depending on your setup, you may have password or different prompts
  383. appearing.  The main menu will be displayed (see figure 1.2).  Use the
  384. <Left> and <Right> arrow keys to navigate through the menu and see
  385. the different drop-down menus.
  386.  
  387. PAGE 7
  388.  
  389.  
  390.      ████████ ████████▌ ███████  ▐███████▌                                  
  391.      █▌     ▀    ▐█    ▐█     █▌ ▐█     █▌                                      
  392.      █▌          ▐█    ▐█     █▌ ▐█     █▌
  393.      ████████    ▐█    ▐█▄▄▄▄▄█▌ ▐███████▌                                      
  394.            ▐█    ▐█    ▐█     █▌ ▐█▀██▀
  395.      ▄     ▐█    ▐█    ▐█     █▌ ▐█  ▀█▄                                        
  396.      ████████    ██▌   ██▌   ▐██ ██▌   ▀█▌
  397.  
  398.                          ████████▌▐███████▌  ███████  ████████▌ ██▌    ██       
  399.                             ▐█    ▐█     █  ▐█     █▌ █▌     █▌ ▐█   ▄█▀
  400.                             ▐█    ▐█     █▌ ▐█     █▌ █▌        ▐█ ▄█▀
  401.                             ▐█    ▐███████▌ ▐█▄▄▄▄▄█▌ █▌        ▐██▀
  402.                             ▐█    ▐█▀██▀    ▐█     █▌ █▌        ▐█▀█▄
  403.                             ▐█    ▐█  ▀█▄   ▐█     █▌ █▌     █▌ ▐█  ▀█▄
  404.                             ██▌   ██▌   ▀█▌ ██▌   ▐██ ████████▌ ██▌   ▀██       
  405.  
  406.  
  407.  
  408.      ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════╗    
  409.      ║                              Ver. 1.6                               ║
  410.      ║  Copyright (C) 1992  APEX Computer Services.  All Rights Reserved   ║    
  411.      ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  412.                          Press Any Key to Continue ....                         
  413.       ───────────────────────────────────────────────────────────────────
  414.                                       Figure 1.1  StarTrack Title Screen
  415.  
  416.  
  417.  
  418.        Files   Reports   Run   Utilities   Options   Exit
  419.       ┌────────────────┐                                                        
  420.       │ Daily Planner  │                                                        
  421.       │ Recurring TODO │                                                        
  422.       │ Phone Book     │                                                        
  423.       │ Employees      │                                                        
  424.       │ Projects       │
  425.       │ Tasks          │
  426.       └────────────────┘                                                        
  427.           
  428.                           
  429.                       ╔════════════════════════════════╗                        
  430.                       ║      Monday, June 22, 1992     ║                        
  431.                       ╚════════════════════════════════╝                        
  432.                                                                                 
  433.                 Use Arrows to Position        <─┘ to select choice
  434.   
  435. ───────────────────────────────────────────────────────────────────
  436.                                Figure 1.2 StarTrack Main Menu         PAGE 8
  437.  
  438.  
  439. Selecting Menu Options
  440. To select any option, use the <Left> or <Right> arrow keys to highlight
  441. the main menu option, a drop down menu will be displayed, use the
  442. <Up> or <Down> arrow keys to highlight the desired drop-down menu
  443. option, and then press <ENTER>;  you can also type the highlighted
  444. letter associated with the desired option to select it.
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449. Exiting StarTrack
  450. To exit StarTrack press <Esc> from any where in the main menu OR use
  451. the arrow keys to highlight the "Exit" option and then press <ENTER>
  452. key.  A confirmation message will appear, highlight the "Yes" option, and
  453. then press the <ENTER> key.
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458. Editing Keys & Cursor Control
  459. The following keys can be used while editing fields in any data entry
  460. screen:
  461.  
  462. <Up Arrow>           Moves the cursor to the previous field.  You can also
  463.                      use the <Shift>-<Tab> keys.
  464.  
  465. <Down Arrow>         Moves the cursor to the next field.  You can also use
  466.                      the <Tab> key.
  467.  
  468. <Left Arrow>         Moves the cursor one character to the left within the
  469.                      same field.  If the cursor is at the first position of the
  470.                      field, the cursor will move to the previous field.
  471.  
  472. <Arrow Right>        Moves the cursor one character to the right within the
  473.                      same field.  If the cursor is at the last position of the
  474.                      field, the cursor will move to the next field. PAGE 9
  475.  
  476. <Enter>              Moves the cursor to the next field.  It also toggle
  477.                      check boxes On and Off.
  478.  
  479. <Backspace>          Erases the character to the left of the cursor.
  480.  
  481. <Del>                Erases the character at the cursor.
  482.  
  483. <Ctrl>-Y             Erases all characters from the cursor position to the
  484.                      end of the field.
  485.  
  486. <Home>               Moves the cursor to the beginning of the field.
  487.  
  488. <End>                Moves the cursor to the end of the field.
  489.  
  490. <Insert>             Toggle insert mode On/Off.
  491.  
  492. <Space>              Displays the different options in a selection field, and
  493.                      toggle a check box On/Off.
  494.  
  495. <F1>                 Displays available help screen.
  496.  
  497. <F2>                 Save any changes and exit
  498.  
  499. <F3>                 Display pick lists, if available.
  500.  
  501. <F4>                 Open memo and notes window, if available.
  502.  
  503. <Esc>                Cancel any changes and exit
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508. Help
  509. Help is available through-out the program by pressing F1.  Press F1 at any
  510. time to get appropriate help.
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.                                                                  
  516. Chapter 2
  517.  
  518.                                                                
  519. Options PAGE 11
  520. About Options
  521. In this chapter you will learn how to change working date, setup and update
  522. your company working hours and days off, setup company information
  523. (Name, address, and telephone number), setup password, setup system
  524. information, and setup external programs information, and setup your own
  525. preferences for different functions.
  526.  
  527. All the functions listed above are accessed from the "Options" drop-down
  528. menu from the main menu (see figure 2.1).  To select any of the options,
  529. use the <Left> or <Right> arrow keys to highlight the main menu
  530. "Options" and then use the <Up> or <Down> arrow keys to highlight
  531. the desired option, and then press the <ENTER> key.
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.            Files   Reports   Run   Utilities   Options   Exit
  537.                                               ┌─────────────────────┐           
  538.                                               │ Change Working Date │
  539.                                               │ Work Hours Setup    │     
  540.                                               │ Company Information │           
  541.                                               │ Change Password     │    
  542.                                               │ Setup               │
  543.                                               │ Run Setup           │ 
  544.                                               └─────────────────────┘
  545.  
  546.                          ╔══════════════════════════════════╗            
  547.                          ║      Monday, June 22, 1992       ║                   
  548.                          ╚══════════════════════════════════╝                   
  549.   
  550.                 Use Arrows to Position        <─┘ to select choice
  551.  
  552.        ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  553.                              Figure 2.1 - Options Drop-Down Menu
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558. PAGE 12
  559.  
  560.  
  561. Change Working Date
  562. This option allows you to change working date.  The working date is used
  563. as the default date throughout the program.  When this option is selected
  564. a pop-up window will appear prompting you to enter new date (See figure
  565. 2.2).  Type in desired date, or  press <F3> for the pop-up calendar, then
  566. select date and then press <ENTER>.
  567. NOTE:         When the program starts, the Work Date is set to the current
  568.               date of your computer.  Changing the date through this option
  569.               will not change the system (computer) date.
  570.  
  571.  
  572.  
  573.                   ███████████[ N E W   D A T E ]███████████
  574.                   █                                       █
  575.                   █                                       █
  576.                   █         Enter New Work Date           █
  577.                   █                                       █
  578.                   █              07/22/92                 █
  579.                   █                                       █
  580.                   █████████████████████████████████████████
  581.        ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  582.                               Figure 2.2 - Change Working Date
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588. Work Hours Setup
  589. This option allows you to select the number of working hours per day, and
  590. select the regular days off in every week (eg. weekend) (See figure 2.3). 
  591. Also you can specify the holidays and other days that your company will
  592. be off.  To select this option from the main menu, using the <Left> or
  593. <Right> arrow keys highlight the "Options" menu, then use the <Up>
  594. or <Down> arrow keys to highlight the "Work Hours Setup" option, and
  595. then press <ENTER>; you can also type the option highlighted letter to
  596. select the option. PAGE 13
  597.  
  598.  
  599.  
  600.              ╔═══════════════[ WORK HOURS OPTIONS ]════════════════╗
  601.              ║                                                     ║
  602.              ║                   Select Days Off                   ║
  603.              ║                   [X] Saturday                      ║
  604.              ║                   [X] Sunday                        ║
  605.              ║                   [ ] Monday                        ║
  606.              ║                   [ ] Tuesday                       ║
  607.              ║                   [ ] Wednesday                     ║
  608.              ║                   [ ] Thursday                      ║
  609.              ║                   [ ] Friday                        ║
  610.              ║                                                     ║
  611.              ║    Number Of Working Hours Per Day:  8              ║
  612.              ║                                                     ║
  613.              ║              Update Other Days Off: N               ║
  614.              ║                                                     ║
  615.              ╚════════════[ Press <F2> To Save & Exit ]════════════╝
  616.        ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  617.                                Figure 2.3 - Work Hours Options
  618.  
  619.  
  620. Regular (Weekly) Days Off
  621.        Use the <Up> or <Down> arrow keys to highlight the regular
  622.        weekly day(s) off, and then press <SPACE> to place a check next
  623.        to it.  You can toggle the check mark On and Off using the
  624.        <SPACE> bar.  Do NOT select all the days of the week off
  625.        because you will not be able to set tasks within projects.
  626.  
  627. Hours Per Day
  628.        Enter the number of working hours per day.  You can enter any
  629.        number from 1 to 24 hours per day.  The number of working hours
  630.        will be used to calculate the duration of the task.
  631.  
  632. Other Days Off
  633.        Enter 'Y' and then press <ENTER> to enter additional days off. 
  634.        A window will pop-up showing current selected dates, and other
  635.        blank date.  Enter dates of additional days off or holidays and press
  636.        <Tab> after each date.  To erase a date, highlight the date to be
  637.        erased, and then press and hold the <Ctrl> key and then type 'Y'; PAGE 14
  638.  
  639.        the date will be blanked.  Press <F2> to save changes and exit to
  640.        main menu, or press <Esc> to cancel changes.  
  641.        NOTE:         You need to update this list of dates regularly.
  642.  
  643.  
  644. Company Information
  645. This option will allow you to enter and update your company's name,
  646. address and telephone number (See figure 2.4).  You will also get to select
  647. to print these information on all reports or not.  To select the option,
  648. highlight "Options" from the main menu, and then select the "Company
  649. Information" options from the drop-down menu.
  650.  
  651. Use the <Up> or <Down> arrow keys to move from one field to
  652. another.  Press <F2> to save changes.  Press <Esc> to cancel changes.
  653.  
  654. Company Name:        Enter your company's name.
  655.  
  656. Address 1:           Enter your company's address; line 1.
  657.  
  658. Address 2:           Enter your company's address; second line if any.
  659.  
  660. City:                Enter the city where your company is.
  661.  
  662. Zip Code:            Enter your company's zip code.
  663.  
  664. Phone No.:           Enter your company's phone number.
  665.  
  666. At the bottom of the screen you have the option to select to print company
  667. information on reports.  To select Yes, use <SPACE> to toggle between
  668. 'Y' and 'N' and then press <ENTER> key.
  669.  
  670.  
  671. PAG 15
  672. Change Password
  673. This option will allow you to change the log-in password.  To select the
  674. option, highlight the "Options" from the main menu, and then select the
  675. "Change Password" option.  When this option is selected a pop-up window
  676. will appear prompting you to enter password (See figure 2.5).  Enter new
  677. password and then press <ENTER> (the password will not show while
  678. typing).  You will be prompted to enter password again for confirmation. 
  679. Enter the new password again and press <ENTER>.  
  680. NOTE:         If you wish NOT to have a log-in password at all, press
  681.               <ENTER> without typing any information for the new
  682.               password.
  683.  
  684.  
  685.  
  686.             ╔════════[ C O M P A N Y   I N F O R M A T I O N ]═════════╗
  687.             ║                                                          ║
  688.             ║      Company Name: I B M  Corporation                    ║
  689.             ║                                                          ║
  690.             ║         Address 1: 123 S. Wilshire Blvd.                 ║
  691.             ║         Address 2: Suite 201                             ║
  692.             ║                                                          ║
  693.             ║         City:      Los Angeles                           ║
  694.             ║         State:     CA                                    ║
  695.             ║         Zip Code:  90012                                 ║
  696.             ║                                                          ║
  697.             ║         Phone No.: (213)413-3355                         ║
  698.             ║                                                          ║
  699.             ║      Print Company Information On Reports: Y             ║
  700.             ║                                                          ║
  701.             ╚══[ <F2> Save & Exit         <Esc> Exit Without Saving ]══╝
  702.            ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  703.                               Figure 2.4 - Company Information
  704.  
  705.  
  706.          PAGE 16
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.                        ███████[ N E W   P A S S W O R D ]███████
  713.                        █                                       █
  714.                        █                                       █
  715.                        █         Enter New Password            █
  716.                        █                                       █
  717.                        █             ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                █
  718.                        █                                       █
  719.                        █████████████████████████████████████████
  720.            ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  721.                                 Figure 2.5 - Change Password
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.        ╔═══════════════════[ S Y S T E M   S E T U P ]════════════════════╗
  727.        ║                                                                  ║
  728.        ║  Program Directory: C:\STARTRK                                   ║
  729.        ║                                                                  ║
  730.        ║  Data Directory:    C:\STARTRK                                   ║
  731.        ║                                                                  ║
  732.        ║  Display Type:      VGA                                          ║
  733.        ║                                                                  ║
  734.        ║  Printer Port:      LPT1                                         ║
  735.        ║                                                                  ║
  736.        ║  Move Old-NOT-Done To Do Tasks When Starting:   N                ║
  737.        ║                                                                  ║
  738.        ╚══════════[ <F2> Save & Exit              <Esc> Cancel ]══════════╝
  739.            ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  740.                                   Figure 2.6 - System Setup
  741.  
  742.  
  743.  
  744.  
  745. Setup
  746. This option allows you to update program directory, data directory, display
  747. type, and printer port.  When this options is selected, a pop-up window will
  748. be displayed with 5 entry fields (see figure 2.6).  The fields are: PAGE 17
  749.  
  750. 1.     Program Directory
  751.        Enter the directory and the path where the program is installed. 
  752.        StarTrack will automatically fill this field, you can accept the
  753.        default.
  754.  
  755.  
  756.  
  757. 2.     Data Directory
  758.        Enter directory and path where the data files are.  StarTrack will
  759.        automatically pick the current directory as the default directory. 
  760.        You can accept the default name.
  761.  
  762. 3.     Display Type
  763.        Use the <SPACE> bar to select from the different display types. 
  764.        There are different display types, you need to know the type of your
  765.        display.  Refer to your monitor or graphic card manual, or your
  766.        dealer to get more information.  StarTrack will try to select the
  767.        correct display type for you. If you can see all the fields and menus
  768.        on the screen, you probably have the correct display type; do not
  769.        change it.
  770.  
  771. 4.     Printer Port
  772.        There are different ports in the computer where a printer can be
  773.        attached.  Select the printer port where your printer is attached  by
  774.        pressing <SPACE> bar to select from the different options.  Refer
  775.        to your printer manual or dealer if you are not sure which printer
  776.        port to select
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781. Run Setup
  782. This option allows you to enter setup information about external programs
  783. that you can run from StarTrack.  When this option is selected a pop-up
  784. window will be displayed allowing you to enter information for up to 4 PAGE 18
  785.  
  786. different programs (see figure 2.7).  For each external program you will
  787. need to enter information about Start-up Directory, Program File Name,
  788. and the Menu Prompt.
  789.  
  790.  
  791. Enter the information required for each field.  Use <Up> or <Down>
  792. arrow keys to move from one field to another.  Press <F2> to save, or
  793. <Esc> to cancel changes.  The following is explanation of each of the
  794. fields:
  795.  
  796.  
  797.  
  798. 1.     Start-up Directory          
  799.        Enter start-up directory name.  This will be the directory where you
  800.        wish to point at when the program starts.  E.g. if you wish to run
  801.        WordPerfect, where the program directory is:
  802.               C:\WP51
  803.        but your documents may be in directory:
  804.               C:\DOCS
  805.        the type C:\DOCS as the start-up directory.
  806.  
  807. 2.     Program File Name
  808.        Enter program file name including full path, (drive and directory). 
  809.        E.g. if you wish to run WordPerfect, the program file is WP.EXE
  810.        and it is in the C:\WP51 directory, then type:
  811.               C:\WP51\WP.EXE
  812.        to run the program.  The program name and directory will change
  813.        based on the program you are running.
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.         PAGE 19
  820.  
  821.   ╔══════════════════════[ RUN EXTERNAL PROGRAMS SETUP ]══════════════════════╗
  822.   ║  Option #1                                                                ║
  823.   ║  Startup Directory: C:\WP50\WPDOCS                                        ║
  824.   ║  Program File Name: C:\WP50\WP.EXE                                        ║
  825.   ║  Menu Prompt:       WordPerfect 5.0                                       ║
  826.   ║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
  827.   ║  Option #2                                                                ║
  828.   ║  Startup Directory: C:\PFS                                                ║
  829.   ║  Program File Name: C:\PFS\PW.EXE                                         ║
  830.   ║  Menu Prompt:       PFS: Professional Write                               ║
  831.   ║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
  832.   ║  Option #3                                                                ║
  833.   ║  Startup Directory: C:\                                                   ║
  834.   ║  Program File Name: C:\DOS\COMMAND.COM                                    ║
  835.   ║  Menu Prompt:       Exit To Dos                                           ║
  836.   ║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
  837.   ║  Option #4                                                                ║
  838.   ║  Startup Directory:                                                       ║
  839.   ║  Program File Name:                                                       ║
  840.   ║  Menu Prompt:                                                             ║
  841.   ║                                                                           ║
  842.   ╚════════[ <F2> Save & Exit                   <Esc> Cancel & Exit ]═════════╝
  843.     ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  844.                           Figure 2.7 - Run External Programs Setup
  845.  
  846. 3.     Menu Prompt
  847.        Enter any prompt you wish to show in the RUN drop-down menu.  When this
  848.        prompt (option) is selected the associated external program will be executed.
  849.  
  850. NOTE          1.     WordPerfect and other large programs can only be executed if you
  851.                      have the registered extended version and if you have enough
  852.                      memory.
  853.  
  854.               2.     To execute any external commands, the operating system file
  855.                      COMMAND.COM must be in the current directory or otherwise
  856.                      locatable by the DOS COMSPEC parameter.  See your DOS manual
  857.                      for more information on SET COMSPEC.
  858.  
  859.               3.     Do NOT run disk reorganization programs like CHKDSK or Norton
  860.                      Utilities from StarTrack.  They modify the contents of your disk in
  861.                      a manner which can confuse StarTrack.       PAGE 20
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866. ╔═════════════[ S E T   P R E F E R E N C E S ]═════════════╗
  867. ║                                                           ║
  868. ║  Move Old And Not Completed To-Do Forward:  YES           ║
  869. ║                                                           ║
  870. ║                                                           ║
  871. ║  Alert Before Birth Dates & Anniversaries:  YES           ║
  872. ║                 How Many Days Before Date:   7            ║
  873. ║                                                           ║
  874. ║                                                           ║
  875. ║  Stamp Recurring To-Do Upon Starting:       YES           ║
  876. ║                                                           ║
  877. ║  Allow Tasks To Start Before Projects:      NO            ║
  878. ║                                                           ║
  879. ║  Number Of Lines Per Page For Printing:     58            ║
  880. ║                                                           ║
  881. ╚═════[ <F2> Save & Exit         <Esc> Cancel Changes ]═════╝
  882.  
  883.     ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  884. Figure 2.8 - Set Preferences Data Entry
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891. Preferences
  892. This option will allow you to customize few of StarTrack functions: 
  893.  
  894. 1.     Move Old And Not Completed To-Do Forward
  895.        If you select 'YES', by using the <SPACE> bar, StarTrack will
  896.        automatically move all the TO-DO items that were not done from
  897.        previous day to today (current work day).  You can move old and
  898.        not done To-Do forward manually by selecting the option "Move
  899.        Old To-Do Tasks" from the Utilities main menu, or by pressing
  900.        <F4> from the TO-DO data entry window.
  901. PAGE 21
  902. 2.     Alert Before Birth Dates & Anniversaries
  903.        If you select 'YES', by using the <SPACE> bar, you will be asked
  904.        to enter how many days before the date, (birth date or anniversary),
  905.        you wish to be prompted (notified).  Every time you start StarTrack,
  906.        it will search for any birth dates or anniversaries from the phone
  907.        book that are on the current day or will be after the number of days
  908.        you specified above, and display them in a window.
  909.  
  910. 3.     Stamp Recurring To-Do Upon Starting
  911.        If you select 'YES', by using the <SPACE> bar, recurring tasks
  912.        will be stamped on today's TO-DO list automatically.
  913.  
  914. 4.     Allow Tasks To Start Before Projects
  915.        Normally, you will have tasks within a project start on or after the
  916.        project issue date, but you can tell StarTrack to allow the task to
  917.        start before the project issue date if you select 'YES' in this option.
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.                                                                       
  930. Chapter 3
  931.  
  932.                                                                        
  933. Files
  934. PAGE 23
  935. About Files
  936. In this chapter you will learn how to update information in your Employees
  937. file, create and update projects and tasks within projects, update information
  938. in the phone book, and update your daily planner, to-do list, and
  939. appointments.  We will start with the Employees file since the information
  940. in that file will be used in Projects and Tasks.  But, before we talk about
  941. any of the files, let us talk about the edit menu.
  942.  
  943.  
  944.  
  945. The Edit Menu
  946. When you select the Projects, Tasks, Employees, Recurring To-Do's, or
  947. Phone Book options, you will see the Edit Menu displayed at the bottom of
  948. the screen.  The Edit Menu allows you to add new records, edit the
  949. displayed record, delete the displayed record, recall a previously deleted
  950. record, search for a specific record, browse through multiple records at one
  951. time, display previous or next record, and exit to the main menu.  The
  952. following is detailed explanation of each of the options of the Edit Menu. 
  953. The following is an explanation of the different options of the Edit Menu.
  954. NOTE          Press <F1> at any time to get appropriate help.
  955.  
  956.        Add
  957.        When the "Add" option is selected, the fields will be blanked, and
  958.        the cursor will be placed at the first field.  See section "Editing Keys
  959.        & Cursor Control" in chapter 1 "Getting Started" for information on
  960.        how to edit fields.  Enter the information for each field.  When done
  961.        press <F2> to save and exit, or press <Esc> to cancel adding the
  962.        new record.
  963.  
  964.        Edit
  965.        When the "Edit" option is selected, the cursor will be placed at the
  966.        first field of the displayed record.  See section "Editing Keys &
  967.        Cursor Control" in chapter 1 "Getting Started" for information on
  968.        how to edit fields. Position cursor on the field you wish to modify
  969.        and make necessary changes.  When done press <F2> to save and
  970.        exit, or press <Esc> to cancel any changes. PAGE 24
  971.  
  972.        Delete
  973.        When the "Delete" option is selected, the current displayed record
  974.        will be marked for deletion.  Marked for deletion means that the
  975.        record will not be removed from disk, but will not show on any of
  976.        the reports.   See "Remove Deleted Records" section in Chapter 5
  977.        "Utilities" for how to permanently remove records from disk.
  978.  
  979.        Recall
  980.        If the "Recall" option is selected from the edit menu, while the
  981.        displayed record was previously deleted, the record will be restored
  982.        (the deletion mark will be removed).
  983.  
  984.        Search
  985.        You can search for a specific record based on the key field, (e.g.
  986.        Employee name, project number, etc).  When you select the
  987.        "Search" option from the edit menu, a pop-up window will be
  988.        displayed allowing you to enter the information to search for.  A
  989.        browse window showing several records, with the record with the
  990.        closest match begin highlighted; select the desired record and then
  991.        press <Enter>.
  992.  
  993.        Browse
  994.        The browse is a very nice utility. It allows you to view multiple
  995.        records in the same window.  Use <Up> or <Down> to move
  996.        from record to another.  Use <Tab> or <Shift>-<Tab> to
  997.        move from one field to another.  If you highlight a record and press
  998.        <Enter>, the browse window will disappear and the record will be
  999.        displayed in the data entry screen.  This is very helpful to search for
  1000.        records that you are not sure of their key field.
  1001.  
  1002.        Next / Previous 
  1003.        You can display the next or previous records by selecting the "Next"
  1004.        or "Previous" options from the edit menu; you can use the
  1005.        <PgDn> or <PgUp> keys to perform the same functions.
  1006. PAGE 25
  1007.  
  1008.        Exit
  1009.        Select the "Exit" option from the edit menu or press <Esc> to exit
  1010.        to the StarTrack main menu.
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014. Employees Option 
  1015. This option allows you to update information about your employees, co-
  1016. workers, contractors or any type of people you are working with.  When
  1017. this option is selected the data entry is displayed (see figure 3.1).  At the
  1018. bottom of the screen you will see the edit menu, which allow you to add
  1019. new employees, edit displayed employee, delete displayed employee, recall
  1020. deleted record, search for a record by employee name or number, browse
  1021. through all employees records, display previous and next records, and exit. 
  1022. To select any of the edit menu options, highlight the option and then press
  1023. <ENTER> or press the highlighted letter associated with the option. 
  1024. Press <F1> at any time to get appropriate help.
  1025.  
  1026.  
  1027.   ╔════════════════[  E M P L O Y E E   D A T A   E N T R Y  ]══════════════╗
  1028.   ║                                                                         ║
  1029.   ║                                                                         ║
  1030.   ║  Employee No.: 000009       Employee Name: Smith, John                  ║
  1031.   ║                                                                         ║
  1032.   ║  Status:       Full Time        Position:  Programmer                   ║
  1033.   ║                                                                         ║
  1034.   ║  Phone No.:    213-975-2131     Location:  Room 711                     ║
  1035.   ║                                                                         ║
  1036.   ║                                                                         ║
  1037.   ║                                                                         ║
  1038.   ║─────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
  1039.   ║                                                                         ║
  1040.   ║                                                                         ║
  1041.   ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1042.                                                                                
  1043.    ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  1044.    │ Add   Edit   Delete   Recall   Search   Browse   Next   Previous   Exit │
  1045.    └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  1046.     ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  1047.                               Figure 3.1 - Employee Data Entry   PAGE 26
  1048.  
  1049. Entering Employee Notes
  1050.        While adding or editing a record, press <F4> to enter notes about
  1051.        the employee.  A window will pop-up allowing you to enter any
  1052.        information about the employee.  When done press <F2> to save
  1053.        and return to data entry screen, or <Esc> to cancel changes.
  1054.  
  1055. Employee Fields Description
  1056.        Employee No.                Enter 6 digits for employee number.
  1057.                                    The purpose of the Employee number is
  1058.                                    to have a unique number for each
  1059.                                    employee and be able to distinguish
  1060.                                    between employees with the same name.
  1061.  
  1062.                                    The program will generate a unique
  1063.                                    number for you.  You may accept the
  1064.                                    generated number, or change it if so
  1065.                                    desired.  StarTrack will let you know if
  1066.                                    you enter a duplicate number.
  1067.  
  1068.                                    The employee number is used as one of
  1069.                                    the sorting options for sorting the
  1070.                                    employee listings.
  1071.  
  1072.        Employee Name               Enter up to 30 characters for employee
  1073.                                    name.  Format for the name should be
  1074.                                    last name followed be a comma and then
  1075.                                    followed by first name.
  1076.  
  1077.                                    The employee name is used as one of the
  1078.                                    sorting  options for sorting the employee
  1079.                                    listings.
  1080.  
  1081.        Status                      Enter Employee Status.  E.g. Full-Time,
  1082.                                    Part-Time, Contractor, etc.
  1083. PAGE 27
  1084.                                    Press <F3> to select from the built-in
  1085.                                    selections or type in your own.
  1086.  
  1087.        Position                    Enter up to 20 characters for employee
  1088.                                    Title or Position.
  1089.  
  1090.        Phone No.                   Enter employee's phone number.  This
  1091.                                    field will accept numbers as well as
  1092.                                    alpha characters.
  1093.  
  1094.        Location                    Enter employee's Location.  Enter where
  1095.                                    the employee is located (e.g. building or
  1096.                                    room number, city, region, etc.)
  1097.  
  1098. Special Keys
  1099.        While adding or editing an employee information, the following
  1100.        special keys will be active:
  1101.        <F1>                 Help
  1102.        <F2>                 Save changes and return to Edit Menu
  1103.        <F4>                 Employee notes
  1104.        <Esc>                Exit without saving changes.
  1105.  
  1106.  
  1107.  ╔═══════════════[ P R O J E C T S   D A T A   E N T R Y  ]═══════════════╗
  1108.  ║                                                                        ║ 
  1109.  ║  Project No.:    00006           Title: Circuit Design                 ║
  1110.  ║                                                                        ║ 
  1111.  ║                         Project Leader: Lee, Christine                 ║
  1112.  ║                                                                        ║ 
  1113.  ║  Priority:       03         Issue Date: 08/17/92                       ║
  1114.  ║                                                                        ║ 
  1115.  ║                                         ┌─────────────╖                ║
  1116.  ║  No. Of Tasks:    2             Status: │   Open      ║                ║ 
  1117.  ║                                         ╘═════════════╝                ║
  1118.  ║────────────────────────────────────────────────────────────────────────║ 
  1119.  ║                                                                        ║
  1120.  ║                                                                        ║ 
  1121.  ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1122.                                                                           
  1123. ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  1124. │ Add   Edit   Delete   Recall   Search   Browse   Next   Previous   Exit  │
  1125. └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  1126.     Highlight The Option Then Press <Enter> OR Press Highlighted Letter
  1127.     ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  1128.                                Figure 3.2 - Project Data Entry
  1129.  
  1130. Projects Option
  1131. This option allows you to update information about your projects
  1132. (assignments).  When this option is selected the data entry is displayed (see
  1133. figure 3.2).  At the bottom of the screen you will see the edit menu (see
  1134. Edit Menu section in this chapter for more information), which allows you
  1135. to add new projects, edit displayed projects, delete displayed projects, recall
  1136. deleted record, search for a record by project number or title, browse
  1137. through all projects records, display previous and next records, and exit. 
  1138. To select any of the edit menu options, highlight the option and then press
  1139. <ENTER> OR press the highlighted letter associated with the desired
  1140. option.  Press <F1> at any time to get appropriate help.
  1141.  
  1142. Entering Project Notes
  1143.        While adding or editing a project, press <F4> to enter notes about
  1144.        the project (assignment).  A window will pop-up allowing you to
  1145.        enter any free-form information about the project (See figure 3.3). 
  1146.        When done press <F2> to save and return to data entry screen, or
  1147.        <Esc> to cancel changes.
  1148.                                                        
  1149. ┌──────────────────[ PROJECT NOTES ]──────────────────┐
  1150. │                                                    █│
  1151. │                                                    █│
  1152. │                                                    █│
  1153. │                                                    █│
  1154. │                                                    █│
  1155. │                                                    █│
  1156. │                                                    █│
  1157. │                                                    █│
  1158. │                                                    █│
  1159. │                                                    █│
  1160. │                                                    █│
  1161. │                                                    █│
  1162. │                                                    █│
  1163. │                                                    █│
  1164. └───[ <F2> Save & Exit      <Esc> Cancel Changes ]────┘
  1165.  
  1166.                                           Figure 3.3 - Project Notes PAGE 29
  1167.  
  1168. Project Fields Description
  1169.        Project No.                 Enter 5 digits for Project Number.
  1170.                                    The purpose of the Project Number is to
  1171.                                    have a unique number for each project
  1172.                                    and be able to sort and search for
  1173.                                    projects by project number.
  1174.  
  1175.                                    The program will generate a unique
  1176.                                    number for you.  You may accept the
  1177.                                    generated number, or change it if so
  1178.                                    desired.  StarTrack will let you know if
  1179.                                    you enter a duplicate number.
  1180.  
  1181.                                    The Project Number will be used as one
  1182.                                    of the sorting options in the Project
  1183.                                    listings.
  1184.  
  1185.        Title                       Enter up to 30 characters for Project
  1186.                                    Title.  Enter a meaningful title for the
  1187.                                    project.
  1188.        
  1189.        Project Leader              Enter the name of the project or
  1190.                                    assignment leader.  Last name first,
  1191.                                    followed by a comma ',', and then the
  1192.                                    first name list. 
  1193.  
  1194.                                    The name should be one of the names in
  1195.                                    employee file.  You can press <F3>
  1196.                                    for a pop-up of all the names in the
  1197.                                    employees file.  Highlight the name and
  1198.                                    then press <ENTER> to stamp the
  1199.                                    name in the Project Leader field.
  1200.  
  1201.        Priority                    Enter 2 digit for project priority.
  1202.                                    The highest priority should be 01 and the
  1203.                                    least important project should be 99.  PAGE 30
  1204.                                    You can have multiple project with the
  1205.                                    same priority.
  1206.  
  1207.        Issue Date                  Date when the project was issued.
  1208.                                    Enter any valid date.
  1209.  
  1210.        No. Of Tasks                Number of tasks that belong to this
  1211.                                    project.
  1212.                                    The field is calculated automatically for
  1213.                                    you.  You will not need to update this
  1214.                                    field.
  1215.  
  1216.        Status                      Project Status
  1217.                                    The following are the different status you
  1218.                                    can select from: 
  1219.                                    New                  Project is new and
  1220.                                                         has no priority yet.
  1221.                                    Open                 Project has priority
  1222.                                                         but no work is done
  1223.                                                         on it yet.
  1224.                                    In Progress          Work on this project
  1225.                                                         is in progress
  1226.                                    Closed               The work on this
  1227.                                                         project is completed
  1228.                                                         and project is
  1229.                                                         closed. 
  1230.                                    Hold                 The work on this
  1231.                                                         project on is hold.
  1232.                                    Canceled             The project has been
  1233.                                                         canalled.
  1234.                                    Use <SPACE> bar to pop-up the
  1235.                                    different options, then highlight the
  1236.                                    desired status and then press
  1237.                                    <ENTER>.
  1238. PAGE 31
  1239.  
  1240. Special Keys
  1241.        While adding or editing a project, the following function special keys
  1242.        will be active:
  1243.        <F1>                 Help
  1244.        <F2>                 Save changes and return to Edit Menu
  1245.        <F3>                 Pop-up lists or calendar (for specific fields)
  1246.        <F4>                 Project notes
  1247.        <F5>                 Activate Tasks data entry screen. You will be
  1248.                             allowed to update information for the active
  1249.                             project only.
  1250.        <F6>                 Browse tasks for the active project.  You will
  1251.                             be allowed to update information in the browse
  1252.                             window.
  1253.        <Esc>                Exit without saving changes.
  1254.  
  1255.  
  1256. Searching For A Project
  1257.        To search for a project, the Edit Menu need to be displayed.  Select
  1258.        the "Search" option, and then enter the project number you wish to
  1259.        search for (See figure 3.4).  A record browse window be displayed
  1260.        with the record with the closest match is highlighted.  Select the
  1261.        desired record and then press the <Enter> key.
  1262.  
  1263.        If you do not know the project number, use the "Browse" options to
  1264.        scroll through the different projects (See figure 3.5).  When you
  1265.        highlight the desired project, press the <ENTER> key.
  1266.  
  1267.  
  1268.  ┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
  1269.  │                                                           │
  1270.  │                                                           │
  1271.  │     Project No.: █████                                    │
  1272.  │                                                           │
  1273.  │                                                           │
  1274.  │                                                           │
  1275.  └───────────────────────────────────────────────────────────┘ 
  1276. ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  1277.                              Figure 3.4 - Project Search Window             PAGE 32
  1278.                                                   
  1279.  
  1280.  
  1281.                                                                   
  1282.  ╔══════════════════════  Project List ═════════════════════════╗ 
  1283.  ║Project No│Project Title                 │Priority│Status     ║
  1284.  ╠══════════╪══════════════════════════════╪════════╪═══════════╣
  1285.  ║00000     │Document modification         │04      │In Progress║
  1286.  ║00001     │Evaluate software             │01      │New        ║
  1287.  ║00002     │Install software              │01      │Open       ║
  1288.  ║00003     │Budget Report                 │01      │Closed     ║
  1289.  ║00004     │Organization Work Plan        │34      │In Progress║
  1290.  ║00005     │One Line Electric Research    │22      │New        ║
  1291.  ║00006     │Circuit Design                │03      │Open       ║
  1292.  ║          │                              │        │           ║
  1293.  ║          │                              │        │           ║
  1294.  ║          │                              │        │           ║
  1295.  ║          │                              │        │           ║ 
  1296.  ║          │                              │        │           ║
  1297.  ╚══════════╧══════════════════════════════╧════════╧═══════════╝
  1298.    
  1299. ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  1300.                              Figure 3.5 - Project Browse Screen
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304. Tasks Option
  1305. This option allows you to update information about tasks within projects
  1306. (assignments).  Each project may contain several tasks.  Each task  shall
  1307. have a starting and ending date and also duration.  This option of StarTrack
  1308. allows you to update the tasks.  When this option is selected the data entry
  1309. is displayed (see figure 3.6).  At the bottom of the screen you will see the
  1310. edit menu (see Edit Menu section for more information), which allows you
  1311. to add new tasks, edit displayed tasks, delete displayed tasks, recall deleted
  1312. record, search for a record by project and task numbers, browse through
  1313. all task records, display previous and next records, and exit.  To select any
  1314. of the edit menu options, highlight the option and then press <ENTER>
  1315. OR press the highlighted letter associated with the desired option.  Press
  1316. <F1> at any time to get appropriate help. PAGE 33
  1317.  
  1318.  
  1319. Entering Task Notes
  1320.        While adding or editing a task, press <F4> to enter notes about the
  1321.        task.  A window will pop-up allowing you to enter any free-form
  1322.        information about the task (See figure 3.7).  When done press
  1323.        <F2> to save and return to data entry screen, or <Esc> to cancel
  1324.        changes.
  1325.  
  1326.  
  1327.  
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331. ╔═══════════════════[  T A S K S   D A T A   E N T R Y  ]═══════════════════╗
  1332. ║                                                                           ║
  1333. ║ Project No.: 00004                              Task No.:   02            ║
  1334. ║                                                                           ║
  1335. ║ Starting:    06/15/92                        Complete By:   04/17/92      ║
  1336. ║                                                                           ║
  1337. ║ Description: Study structure of all groups within organization            ║
  1338. ║                                                                           ║
  1339. ║                                                                           ║
  1340. ║ Employee:    Abram, Sam                           Status:   ┌───────────╖ ║
  1341. ║                                                             │    New    ║ ║
  1342. ║ Estimated ManHours:       14                                ╘═══════════╝ ║
  1343. ║                                                                           ║
  1344. ║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
  1345. ║                                                                           ║
  1346. ║                                                                           ║
  1347. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1348.  ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  1349.  │ Add   Edit   Delete   Recall   Search   Browse   Next   Previous   Exit  │
  1350.  └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  1351.      Highlight The Option Then Press <Enter> OR Press Highlighted Letter
  1352.     ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  1353.                         Figure 3.6 - Tasks Data Entry Screen        
  1354.  
  1355. PAGE 34
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.            ┌──────────────────── TASKS NOTES ────────────────────┐
  1361.            │                                                    █│     
  1362.            │                                                    █│
  1363.            │                                                    █│           
  1364.            │                                                    █│
  1365.            │                                                    █│
  1366.            │                                                    █│
  1367.            │                                                    █│
  1368.            │                                                    █│              
  1369.            │                                                    █│   
  1370.            │                                                    █│              
  1371.            │                                                    █│
  1372.            │                                                    █│
  1373.            │                                                    █│     
  1374.            │                                                    █│          
  1375.            └───[ <F2> Save & Exit      <Esc> Cancel Changes ]────┘
  1376.     ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  1377. Figure 3.6 - Tasks Notes Screen   
  1378.  
  1379.  
  1380.   
  1381. Task Fields Description
  1382.        Project No.                 Enter 5 digits for Project Number.
  1383.                                    The purpose of the Project Number is to
  1384.                                    associate tasks to its parent project and
  1385.                                    be able to sort and search for projects by
  1386.                                    project number.
  1387.  
  1388.                                    If the data entry is activated from the
  1389.                                    Projects data entry screen, this field will
  1390.                                    be disabled.  Otherwise, enter project
  1391.                                    number.  If project number is not found,
  1392.                                    you will be prompted.  You can enter
  1393.                                    tasks for existing projects only.  So, you
  1394.                                    need to create the project first.  
  1395.                                    The Project Number will be used as one
  1396.                                    of the sorting options for sorting the
  1397.                                    Projects & Tasks listings. PAGE 35
  1398.  
  1399.        Task No.                    Task Number
  1400.                                    This field is calculated automatically for
  1401.                                    you by StarTrack.  
  1402.                                    NOTE:         This not usually the same
  1403.                                                  number as the No. Of
  1404.                                                  Tasks showing on the
  1405.                                                  project data entry screen.
  1406.  
  1407.  
  1408.        Starting                    Task Starting Date
  1409.                                    Enter the starting date of task.  Valid
  1410.                                    date must be entered.  You can press
  1411.                                    <F3> to pop-up a calendar, select date,
  1412.                                    and then press <ENTER>.
  1413.                                    NOTE:         StarTrack will prompt you
  1414.                                                  if the day is a day-off,
  1415.                                                  based on the days-off your
  1416.                                                  selected in the "Work
  1417.                                                  Hours" ; see chapter 2
  1418.                                                  "Options".
  1419.  
  1420.        Description                 Task Description
  1421.                                    Enter up to 60 characters description of
  1422.                                    the task.
  1423.        
  1424.        Employee                    Enter the name of the Employee the task
  1425.                                    is assigned to.  Last name first, followed
  1426.                                    by a comma ',', and then the first name
  1427.                                    last. 
  1428.  
  1429.                                    The name should be one of the names in
  1430.                                    employee file.  You can press <F3>
  1431.                                    for a pop-up list of all the names in the
  1432.                                    employees file.  Highlight the name and
  1433.                                    then press <ENTER> to stamp the
  1434.                                    name in the Employee field. PAGE 36
  1435.  
  1436.        Estimated ManHours          Estimated Man Hours required to
  1437.                                    complete the task.  When the number of
  1438.                                    hours is entered, the Completion By date
  1439.                                    will be calculated automatically, based on
  1440.                                    the task starting date (the system will
  1441.                                    take account for days-off and holidays).
  1442.  
  1443.        Complete By                 The Date which Task must be completed
  1444.                                    by.  Valid date must be entered.  You
  1445.                                    can press <F3> for pop-up calendar,
  1446.                                    highlight the desired date, and then press
  1447.                                    the <ENTER> key.  The date is
  1448.                                    computed automatically, based on the
  1449.                                    task starting date and the estimated man
  1450.                                    hours to complete the task, but you can
  1451.                                    change if so desired.
  1452.  
  1453.        Status                      Task Status
  1454.                                    The following are the different status you
  1455.                                    can select from: 
  1456.                                    New                  Task is new and no
  1457.                                                         work or planning is
  1458.                                                         done it yet.
  1459.                                    Open                 Task has been
  1460.                                                         planned but no work
  1461.                                                         is done on it yet.
  1462.                                    In Progress          Work on this task is
  1463.                                                         in progress
  1464.                                    Closed               The work on this
  1465.                                                         task is completed
  1466.                                                         and task is closed. 
  1467.                                    Hold                 The work on this
  1468.                                                         task on hold.
  1469.                                    Canceled             The task has been
  1470.                                                         canaled. PAGE 37
  1471.                                    Use <SPACE> bar to pop-up the
  1472.                                    different options, then highlight the
  1473.                                    desired status and then press
  1474.                                    <ENTER>.
  1475.  
  1476. Special Keys
  1477.        While adding or editing a task, the following special keys will be
  1478.        active:
  1479.        <F1>                 Help
  1480.        <F2>                 Save changes and return to Edit Menu
  1481.        <F3>                 Pop-up lists or calendar (for specific fields)
  1482.        <F4>                 Project notes
  1483.        <Esc>                Exit without saving changes
  1484.  
  1485.  
  1486. Searching For A Task
  1487.        To search for a task, the Edit Menu must be displayed.  Select the
  1488.        "Search" option, and then enter the project number you wish to
  1489.        search for and the task number within the project.  A record browse
  1490.        window will be displayed with the record with the closest match
  1491.        highlighted.  Select desired record and then press the <Enter> key.
  1492.  
  1493.        If you do not know the project number, use the "Browse" options to
  1494.        scroll through the different tasks.  When you highlight the desired
  1495.        task, press the <ENTER> key.
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499. Phone Book Option
  1500. This option allows you to update information about phone & address. 
  1501. When this option is selected the data entry is displayed. The Phone book is
  1502. a utility that allows you to keep records of phone and address of your
  1503. contacts.   At the bottom of the screen you will see the edit menu (see Edit
  1504. Menu section for more information), which allows you to add new records,
  1505. edit displayed record, delete displayed record, recall deleted record, search
  1506. for a record by first name, last name, or company name, browse through
  1507.  
  1508. PAGE 38
  1509. all records, display previous and next records, and exit.  To select any of
  1510. the edit menu options, highlight the option and then press <ENTER> OR
  1511. press the highlighted letter associated with the desired option.  Press
  1512. <F1> at any time to get appropriate help.
  1513.  
  1514.  
  1515. Entering Phone Book Notes
  1516.        While adding or editing a record, press <F4> to enter notes about
  1517.        the person.  A window will pop-up allowing you to enter any free-
  1518.        form information about the person.  When done press <F2> to
  1519.        save and return to data entry screen, or <Esc> to cancel changes.
  1520.  
  1521.  
  1522. Phone Fields Description
  1523.        First Name                  Enter person's first name.
  1524.  
  1525.        Last Name                   Enter person's last name.
  1526.  
  1527.        Company                     Enter company
  1528.                                    NOTE: First Name, Last Name, or
  1529.                                    Company must be entered.
  1530.  
  1531.        Title                       Enter person's work title.
  1532.  
  1533.        Address                     Enter Street Address
  1534.                                    
  1535.        City                        Enter City name
  1536.  
  1537.        State                       Enter to letters for Stat abbreviation.
  1538.  
  1539.        Zip                         Enter Zip Code (digits only).
  1540.  
  1541.        Home Phone                  Enter Home Phone number (digits only).
  1542.  
  1543.        Work Phone                  Enter Work Phone number (digits only).
  1544.  
  1545.        Ext.                        Enter work phone number extension. PAGE 39
  1546.  
  1547.        Fax                         Enter Fax phone number.
  1548.  
  1549.        Birth Date                  Enter the person's birth date.  
  1550.                                    You can have StarTrack reminds you
  1551.                                    before and on the birth date if you select
  1552.                                    it from the Preference screen in the
  1553.                                    Options main menu.
  1554.  
  1555.        Anniversary                 Enter the person's Anniversary date.  
  1556.                                    You can have StarTrack reminds you
  1557.                                    before and on the anniversary date if you
  1558.                                    select it from the Preference screen in
  1559.                                    the Options main menu.
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563. Special Keys
  1564.        While adding or editing a record in the phone book, the following
  1565.        special keys will be active:
  1566.        <F1>          Help
  1567.        <F2>          Save changes and return to Edit Menu
  1568.        <F4>          Enter notes about this person
  1569.        <Esc>         Exit without saving changes
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573. Searching For A Record
  1574.        To search for a record, the Edit Menu must be displayed.  You can
  1575.        search by first name, last name, or company name.  Select the
  1576.        "Search" option, and then enter the first name if you wish to search
  1577.        by first name.  The brows window will be displayed in the order of
  1578.        the first name, last name, or the company name with the closest
  1579.        match is highlighted.  Select the record and then press <Enter> to
  1580.        display the record. PAGE 40
  1581.  
  1582. Daily Planner Option
  1583. This option will allow you to access a complete Daily Planner.  It allows
  1584. you to track your appointments, daily to-do tasks, and diary.  All the
  1585. information can be accessed from one screen.  You can search for a word
  1586. or a phrase in your notes, To-Do's, or Appointments for any specific period
  1587. of time.  The notes can be imported from and exported to text files.  The
  1588. appointment shows the current hour appointment.  The appointments and
  1589. tasks can be moved from one day to another.
  1590.  
  1591. When this option is selected the daily planner screen is displayed (See
  1592. figure 3.7). At the bottom of the screen you will see the Daily Planner
  1593. menu which allows you to display the pop-up calendar, update To Do list,
  1594. update Appointments, update Diary (notes), display previous day
  1595. information, next day information, search, and exit to the system main
  1596. menu.
  1597.  
  1598. The screen is divided to three main sections.  The upper section shows
  1599. today's To Do list, their priorities and status.  The screen will show the
  1600. first 7 items, but you can enter as many as you wish per day when you
  1601. update the To Do list.  The lower left section shows your appointments for
  1602. today.  The screen will display up to 8 appointments, but you can enter as
  1603. many as you wish when updating appointments.  The lower right section,
  1604. will display portion of your diary (notes) for the day.  At the top of the
  1605. screen the working date (today's date) is displayed.  
  1606.  
  1607.  
  1608. Calendar Pop-up
  1609. The Calendar option will display the pop-up calendar (See figure 3.8).  Use
  1610. the arrow keys to highlight the desired date, and then press <ENTER>
  1611. to select the date.  The <PgUp> key will display previous month,
  1612. <PgDn> key will display the next month, <Home> key will display
  1613. previous year, and <End> key will display next year.  You can use a
  1614. Mouse, if you have one.  Once the date is selected, the Daily Planner
  1615. screen will show the information of the day selected. PAGE 41
  1616.  
  1617. ╔═════════════════════════════[ DAILY   PLANNER  ]═════════════════════════════╗
  1618. ║                           Thursday, July 30, 1992                            ║
  1619. ║┌─[ To Do List ]───────┬─────────────────────────────────────────────────────┐║
  1620. ║│ Status  │  Priority  │  Daily Tasks                                        │║
  1621. ║│─────────┼────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤║
  1622. ║│   DONE  │     A      │  Write a Software purchase request                  │║
  1623. ║│   ACTIVE│     A      │  File transfer - Check with John                    │║
  1624. ║│         │     A      │  Check on the software Install control forms        │║
  1625. ║│         │     A      │  Install Word, PowerPoint, and Project for Shirley  │║
  1626. ║│         │     A      │  Call Tom from Marketing                            │║
  1627. ║│   ACTIVE│     B      │  Complete status report                  {07/29/92} │║
  1628. ║│   ACTIVE│     B      │  Read the Biennial report                {07/29/92} │║
  1629. ║└─────────┴────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┘║
  1630. ║┌─[ Appointments ]─────────────────────────┐┌──[ Diary ]─────────────────────┐║
  1631. ║│ 08:00 AM│ Xerox demo                     ││                                │║
  1632. ║│ 09:00 AM│ Kevin - from design            ││                                │║
  1633. ║│ 10:00 AM│ Randy - about telephone lines  ││                                │║
  1634. ║│ 01:00 PM│ Status meeting                 ││                                │║
  1635. ║│         │                                ││                                │║
  1636. ║│         │                                ││                                │║
  1637. ║│         │                                ││                                │║
  1638. ║└──────────────────────────────────────────┘└────────────────────────────────┘║
  1639. ║  Calendar  To Do  Appointments  Diary  Next-Day  Previous-Day  Search  Exit  ║
  1640. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1641.                                        Figure 3.7 - Daily Planner Screen
  1642. █████████████ CALENDAR █████████████
  1643. █            July 1992             █
  1644. █ Sun Mon  Tus  Wed  Thu  Fri  Sat █
  1645. █════╤════╤════╤════╤════╤════╤════█
  1646. █    │    │    │ 01 │ 02 │ 03 │ 04 █
  1647. █────┼────┼────┼────┼────┼────┼────█
  1648. █ 05 │ 06 │ 07 │ 08 │ 09 │ 10 │ 11 █
  1649. █────┼────┼────┼────┼────┼────┼────█
  1650. █ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │ 17 │ 18 █
  1651. █────┼────┼────┼────┼────┼────┼────█
  1652. █ 19 │ 20 │ 21 │ 22 │ 23 │ 24 │ 25 █
  1653. █────┼────┼────┼────┼────┼────┼────█
  1654. █ 26 │ 27 │ 28 │ 29 │ 30 │ 31 │    █
  1655. █────┼────┼────┼────┼────┼────┼────█
  1656. █    │    │    │    │    │    │    █
  1657. █════╧════╧════╧════╧════╧════╧════█
  1658. █ <PgUp> Month -     <Home> Year - █
  1659. █ <PgDn> Month +     <End>  Year + █
  1660. ████████████████████████████████████
  1661.                                            Figure 3.8 - Calendar                    PAGE 42
  1662. To Do Option
  1663. This option allows you to update the current day To Do items or list. 
  1664. When this option is selected the update list is displayed (See figure 3.9). 
  1665. Use the arrow keys to highlight the To Do item to change description,
  1666. priority or status.  Use the <SPACE> bar to toggle between the different
  1667. options for Status or Priority.
  1668.  
  1669.        Status               The status of the To Do item.
  1670.                             The status can be blank, ACTIVE, DONE or
  1671.                             CANCELED.  Use <SPACE> bar to toggle.
  1672.  
  1673.        Priority             Priority of To Do item.
  1674.                             The list will be sorted in the order of priority. 
  1675.                             Priority A is the highest, followed be B, C, and
  1676.                             Z.  Where Z means no priority.
  1677.  
  1678.        Task                 Task description
  1679.  
  1680.  
  1681.        SPECIAL KEYS USED FROM THE TO-DO WINDOW
  1682.        <Alt>-A              To add a new TO-DO item press and hold the
  1683.                             Alt key and then press the letter 'A'.   A
  1684.                             window will be opened, enter the Status,
  1685.                             Priority, and TO-DO description, (use
  1686.                             <SPACE> bar to select the different options
  1687.                             for Status and Priority), and then press <F2>
  1688.                             to save or <Esc> to cancel the new item.
  1689.  
  1690.        <Alt>-D              To delete a TO-DO item, highlight the item and
  1691.                             then press and hold the <Alt> key and then
  1692.                             press the letter 'D'.  Confirm the prompt by
  1693.                             highlighting 'YES' and then pressing the
  1694.                             <Enter> key.
  1695.  
  1696.        <Alt>-M              To move a TO-DO item to a different date,
  1697.                             highlight the desired item, and then press the
  1698.                             letter 'M' while holding the <Alt> key.  A      PAGE 43
  1699.                             window will be displayed so you can enter the
  1700.                             date you wish the TO-DO item moved to; enter
  1701.                             the date and then press the <Enter> key, or
  1702.                             <Esc> to cancel.
  1703.  
  1704.        <F2>                 Save and exit back to the Daily Planner screen.
  1705.  
  1706.        <F3>                 This key will display a pop-up menu that
  1707.                             provides additional options for the TO-DO list. 
  1708.                             You can print today's TO-DO list, print the
  1709.                             Daily Planner for the day, stamp information
  1710.                             from a project, stamp information from a task
  1711.                             within a project, or stamp information from a
  1712.                             phone book.
  1713.  
  1714.        <F4>                 This key will allow you to move old and not-
  1715.                             done TO-DO items from previous days to
  1716.                             today's TO-DO list.  This function can be
  1717.                             performed from the Utilities main menu.  Also,
  1718.                             you can select from the Preference option under
  1719.                             the Options main menu to have StarTrack
  1720.                             automatically move the old TO-DO forward
  1721.                             upon starting the program.
  1722.  
  1723.  
  1724.  
  1725. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1726. ║                             TO DO LIST                             ║
  1727. ║ Status │Priority│Task                                              ║
  1728. ╠════════╪════════╪══════════════════════════════════════════════════║
  1729. ║ DONE   │A       │Write software purchase request                   ║
  1730. ║ ACTIVE │A       │File transfer - Check with John                   ║
  1731. ║ DONE   │A       │Check on the software Install control forms       ║
  1732. ║ CANCEL │A       │Install Word, PowerPoint, and Project for Shirley ║
  1733. ║        │A       │Call Tom from Marketing                           ║
  1734. ║ ACTIVE │B       │Complete Status report                  {07/29/92}║
  1735. ║ ACTIVE │B       │Read the Biennial report                {07/29/92}║
  1736. ║        │C       │Review development standards                      ║
  1737. ║        │        │                                                  ║
  1738. ║        │        │                                                  ║ PAGE 44
  1739. ║        │        │                                                  ║
  1740. ║        │        │                                                  ║
  1741. ║        │        │                                                  ║
  1742. ║        │        │                                                  ║
  1743. ╚══[ Arrows To Select Task     <SPACE> - Select STATUS or Priority ]═╝
  1744. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1745. ║  <Alt-A> Add                       <F2> Save & Exit                ║
  1746. ║  <Alt-M> Move                      <F3> Other  Options             ║
  1747. ║  <Alt-D> Delete                    <F4> Show Old Not Done TO-DO    ║
  1748. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1749.     ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  1750.                          Figure 3.9 - To Do List Update Screen      
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.           ╔═════════════  APPOINTMENT LIST  ════════════╗
  1756.           ║  Time        │Appointment                   ║                      
  1757.           ╠══════════════╪══════════════════════════════╣
  1758.           ║  08:30 AM    │                              ║ 
  1759.           ║  09:00 AM    │Kevin - from design           ║
  1760.           ║  09:30 AM    │                              ║  
  1761.           ║  10:00 AM    │Randy - about telephone lines ║   
  1762.           ║  10:30 AM    │                              ║ 
  1763.           ║  11:00 AM    │                              ║
  1764.           ║  11:30 AM    │                              ║         
  1765.           ║  12:00 N     │                              ║      
  1766.           ║  01:00 PM    │Status meeting                ║         
  1767.           ║  01:30 PM    │                              ║ 
  1768.           ║  02:00 PM    │                              ║
  1769.           ║  02:30 PM    │                              ║
  1770.           ║  03:00 PM    │                              ║
  1771.           ║  03:30 PM    │                              ║
  1772.           ║  04:00 PM                                   ║ 
  1773.           ╚═════════════════════════════════════════════╝
  1774.  ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1775.  ║ <F2> Save & Exit                 <Alt>-<C> To Cancel Appointment    ║
  1776.  ║ <F5> Week At A Glance            <Alt>-<M> Move Appointment         ║
  1777.  ║ <F6> Month At A Glance           <Esc>     Exit Without Saving      ║
  1778.  ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1779.     ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  1780.                       Figure 3.10 - Appointments Update Screen        
  1781.        PAGE 45
  1782.  
  1783. Appointment Option
  1784. This option allows you to update the current day Appointments.  When this
  1785. option is selected the Appointments update screen is displayed (See figure
  1786. 3.10).  Use the arrow keys to highlight the desired time-slot and then enter
  1787. description.  The appointments are divided to half hours slots.  You can
  1788. select an appointment for any time of the day.
  1789.  
  1790.  
  1791.        KEYS USED FROM THE APPOINTMENT LIST WINDOW
  1792.        <F2>                 Save and exit to the Daily Planner screen.
  1793.  
  1794.        <F5>                 This key will display WEEK AT A GLANCE
  1795.                             window.  You can see the appointments of the
  1796.                             current week.  Each day will display up to four
  1797.                             appointments.  If you have more than four
  1798.                             appointments in one day, a brackets with the
  1799.                             plus sign and the number of appointments not
  1800.                             displayed in the window will be  shown.  E.g.
  1801.                             if you have 6 appointments in one day, the first
  1802.                             four will be displayed and [+2] will be
  1803.                             displayed on the lower boarder of the window. 
  1804.                             To see previous week's appointments press the
  1805.                             <PgUp> key.  To view the next week's
  1806.                             appointments press the <PgDn> key.
  1807.  
  1808.        <F6>                 When <F6> is pressed, MONTH AT A
  1809.                             GLANCE appointments window will be
  1810.                             displayed.  You will see current month's
  1811.                             appointments.  Each day will show up to two
  1812.                             appointments.  If you have more than two
  1813.                             appointments in one day, a plus sign with
  1814.                             number of additional appointments will be
  1815.                             displayed. PAGE 46
  1816.  
  1817.        <Alt>-M              To move an appointment to a different day or
  1818.                             time, highlight the appointment and then press
  1819.                             the letter 'M' while pressing the <Alt> key. 
  1820.                             A window will be displayed for you to enter the
  1821.                             date and time to move the appointment to. 
  1822.                             Press <Esc> if you wish to cancel the move.
  1823.  
  1824.        <Alt>-C              To cancel or remove an appointment, highlight
  1825.                             appointment and then press the letter 'C' while
  1826.                             holding the <Alt> key. 
  1827.  
  1828.        <Esc>                To cancel changes to the appointments screen
  1829.                             and return to the Daily Planner screen.
  1830.  
  1831.  
  1832. Diary Option
  1833. This option allows you to enter any notes and diary for the current day. 
  1834. The words are wrapped around automatically when end of line is reached. 
  1835.  
  1836.        KEYS USED FROM THE DIARY WINDOW
  1837.        <F2>                 Save and exit to the Daily Planner screen.
  1838.  
  1839.        <F3>                 When <F3> is pressed a pop-up menu of
  1840.                             additional options is displayed.  You can select
  1841.                             to print today's diary (you need to have the
  1842.                             diary saved first), print today's daily planner,
  1843.                             and stamp information from  a project, task
  1844.                             within a project, or the phone book.
  1845.  
  1846.        <Alt>-E              To Export the diary or notes to a text file, press
  1847.                             and hold the <Alt> key and then press the
  1848.                             letter 'E'.  You will be prompted to enter a file
  1849.                             name.  You can enter a full path (drive,
  1850.                             directory, and file name).  Make sure to follow
  1851.                             DOS file name rules (1-8 characters, start with
  1852.                             a letter, and no imbedded spaces).  The        PAGE 47 
  1853.                             information in the current Diary window will be
  1854.                             written to the file, and then you can use it with
  1855.                             your favorite word-processor.
  1856.  
  1857.        <Alt>-I              To import a text file into the diary/notes
  1858.                             window, press the letter 'I' while holding the
  1859.                             <Alt> key.  You will be prompted to enter the
  1860.                             file name, (including the full path), and then
  1861.                             press <Enter>.  If the file is found, it will be
  1862.                             displayed on the screen.  The file will be added
  1863.                             to the end of the existing notes.
  1864.  
  1865.        <Esc>                To cancel changes to the Diary screen and
  1866.                             return to the Daily Planner screen.
  1867.  
  1868.  
  1869.  
  1870. ╔═════════════════════════[ S E A R C H  ]═════════════════════════╗
  1871. ║                                                                  ║
  1872. ║   Select What To Search:                                         ║
  1873. ║      (.) Diary                                                   ║
  1874. ║      ( ) To Do List                                              ║
  1875. ║      ( ) Appointments                                            ║
  1876. ║                                                                  ║
  1877. ║   Select Dates:                                                  ║
  1878. ║      From: 12/09/92            To: 12/15/92                      ║
  1879. ║                                                                  ║
  1880. ║                                                                  ║
  1881. ║   Search For: Annual Budget                                      ║
  1882. ║                                                                  ║
  1883. ║                                                                  ║
  1884. ╚══════[ <F2> Search                           <Esc> Cancel ]══════╝
  1885.  
  1886.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  1887.                      Figure 3.12 - Search Daily Planner                 
  1888.  
  1889.  
  1890. Search
  1891. This option allows you to search for a word or a phrase in your TO-DO
  1892. list, appointments, or diary (See figure 3.11).  You can search between any
  1893. specific number of days.  Select what to search (Diary, To-Do list, or
  1894. Appointment), by highlighting the option and then use <Space> bar to
  1895. select it.  Enter the "From" and "To" dates to search in between.  Enter the
  1896. word or phrase to search for (upper or lower case letters are ignored). PAGE 48
  1897.  
  1898. Recurring TODO Option
  1899. This option allows you to create and update recurring TO-DO items (see
  1900. figure 3.12).  You can create TO-DO tasks that are frequently used, e.g.
  1901. daily, weekly, monthly, annually, or even every specific number of days. 
  1902. For example, if you prepare a Status Report for your manager every week,
  1903. you can create the TO-DO item here and it will show on your daily planner
  1904. every week.  When this option is selected the data entry is displayed.  At
  1905. the bottom of the screen you will see the edit menu (see Edit Menu section
  1906. for more information), which allows you to add new records, edit displayed
  1907. record, delete displayed record, recall deleted record, search for a record
  1908. by TO-DO description, browse through all records, display previous and
  1909. next records, and exit.  To select any of the edit menu options, highlight
  1910. the option and then press <ENTER> or press the highlighted letter
  1911. associated with the desired option.  Press <F1> at any time to get
  1912. appropriate help.
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.    ╔════════════════[ RECURRING TO-DO TASKS DATA ENTRY ]════════════════╗
  1917.    ║                                                                    ║     
  1918.    ║  Task:        Prepare status report                                ║
  1919.    ║                                                                    ║     
  1920.    ║  Priority:    A                         Status:                    ║
  1921.    ║                                                                    ║
  1922.    ║  Occurrence:  ( ) Daily                                            ║     
  1923.    ║               ( ) Weekly                                           ║
  1924.    ║               ( ) Monthly                                          ║     
  1925.    ║               ( ) Annual     Next Occurrence On: 11/19/92          ║
  1926.    ║               (.) Every nn Days                                    ║     
  1927.    ║                     14  Days                                       ║
  1928.    ║────────────────────────────────────────────────────────────────────║     
  1929.    ║  <F1> Help                                                         ║
  1930.    ║  <F2> Save & Exit                     <Esc> Cancel & Exit          ║     
  1931.    ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1932.  
  1933.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  1934.               Figure 3.12 - Recurring TO-DO Data Entry Screen                 
  1935.  
  1936.  
  1937. Task Fields Description
  1938.        Task                        To-Do task description.
  1939.  
  1940.        Priority                    To-Do priority as you want it to show on
  1941.                                    the Daily Planner. PAGE 49
  1942.  
  1943.        Status                      Status of the To-Do priority when it
  1944.                                    appears on the Daily Planner.
  1945.        Occurrence                  How often you want the To-Do item to
  1946.                                    occur.  Highlight the desired option and
  1947.                                    then use the <Space> bar to select it. 
  1948.                                    A dot will be displayed in the option
  1949.                                    selected.  If you select "Every nn Days",
  1950.                                    you will need to enter the number of
  1951.                                    days between occurrence.
  1952.  
  1953.        Days                        When you select the "Every nn Days" in
  1954.                                    the Occurrence field, you will need to
  1955.                                    enter the number of days between
  1956.                                    occurrence.  E.g. If you wish to Balance
  1957.                                    Pay Roll every two weeks, then you will
  1958.                                    enter 14 in this fields  (days include
  1959.                                    weekends).
  1960.        
  1961.        Next Occurrence             Enter the date of the next occurrence of
  1962.                                    the To-Do item.  You do not need to
  1963.                                    update the date, StarTrack will update
  1964.                                    automatically after each occurrence of
  1965.                                    the To-Do task.
  1966.  
  1967.  
  1968.  
  1969.  
  1970. Special Keys
  1971.        While adding or editing a record, the following special keys will be
  1972.        active:
  1973.        <F1>          Help
  1974.        <F2>          Save changes and return to Edit Menu
  1975.        <Esc>         Exit without saving changes
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.                                                                        
  1983. Chapter 4
  1984.  
  1985.                                                                       
  1986. Reports
  1987. PAGE 51
  1988. About Reports
  1989. This chapter will discuss how to print all the different reports and listings
  1990. that are provided by StarTrack.  All the options for the different reports can
  1991. be selected from the Reports drop-down menu (see figure 4.1).  To select
  1992. any of the report options, highlight the "Reports" main menu options, and
  1993. then use the <Up> or <Down> arrow keys to select the desired option.
  1994.  
  1995. You can print two type of report formats for the Projects and Tasks in an
  1996. almost infinite ways of selecting the data. The "Sort Project & Tasks"
  1997. report will print summary information about projects, tasks, or both.  The
  1998. "Detail Project & Tasks" report will print all information including notes
  1999. of projects and tasks.  Appointments, To Do, and Diary listings can be
  2000. printed for the current day, current week, current month, or for a selected
  2001. range of days.  You can print summary or detail information about your
  2002. employees.  A phone directory can be printed from the Phone Book file.
  2003.  
  2004.  
  2005. ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  2006. │ Files   Reports   Run   Utilities   Options   Exit                         │
  2007. │        ┌────────────────────────┐                                          │
  2008. │        │ Short Project & Tasks  │                                          │
  2009. │        │ Detail Project & Tasks │                                          │
  2010. │        │ Employee Listing       │                                          │
  2011. │        │ Daily Calendar         │                                          │
  2012. │        │ Appointments Listings  │                                          │
  2013. │        │ To Do Listings         │                                          │
  2014. │        │ Diary Listings         │                                          │
  2015. │        │ Phone Listings         │                                          │
  2016. │        └────────────────────────┘                                          │
  2017. │                                                                            │
  2018. │                                                                            │
  2019. │                     ╔══════════════════════════════════╗                   │
  2020. │                     ║      Monday, June 22, 1992       ║                   │
  2021. │                     ╚══════════════════════════════════╝                   │ 
  2022. │                                                                            │ 
  2023. │               Use Arrows To Position        <─┘ to select choice           │
  2024. └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  2025.     ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  2026.                               Figure 4.1 - Reports Menu               PAGE 52
  2027.  
  2028.  
  2029. Short Project & Tasks
  2030. Both the Short and Detail reports for Projects and Tasks have a very
  2031. powerful query system.  You can create a filter, also called Report Setup,
  2032. to select the kind of data to be printed on the report.  When you create your
  2033. report setup, you can save it to a file and use it to re-print the report at a
  2034. later time.  The reports are written to a file, and can be imported to Lotus,
  2035. Excel, or any other application that can read dBASE (.DBF) file format.  
  2036.  
  2037.  
  2038.  
  2039. Report Setup Menu
  2040. When you select "Short Project & Tasks" or "Detail Project & Tasks"
  2041. reports, the Report Setup menu is displayed (See figure 4.2).  The first
  2042. option "Filter (No Save)" allows you to create a report setup (filter) without
  2043. saving it to a file.  The "Create Report Setup" option allows you to save the
  2044. created report setup to a file, and save it to the report setup catalog.  The
  2045. "Use Existing Setup" option allows you to select a report setup from the
  2046. report setup catalog, to print the report.  To delete a report setup, select the
  2047. option "Delete report Filter".  If you forget what was the contents or query
  2048. of any of the report, use the "View Report Filter" option to view the
  2049. contents of any selected filter.
  2050.  
  2051.  
  2052.                            ┌───────────────────────┐
  2053.                            │ Select:               │
  2054.                            │═══════════════════════│
  2055.                            │ Filter (No Save)      │
  2056.                            │ Create Report Setup   │
  2057.                            │ Use Existing Setup    │
  2058.                            │ Delete Setup          │
  2059.                            │ View Report Filter    │
  2060.                            └───────────────────────┘
  2061.   
  2062. ────────────────────────────────────────────────────────
  2063.                        Figure 4.2 - Reports Setup Selection Menu                PAGE 53
  2064. Creating & Saving a Report Setup
  2065. To create a report setup and then print the report, after selecting either of
  2066. the "Short Project & Tasks" or "Detail Project & Tasks" reports, perform
  2067. the following steps:
  2068.  
  2069. 1.     Select the "Create Report Setup" options from the pop-up menu. 
  2070.        Enter report name, up to 8 characters, and the report description
  2071.        (See figure 4.3).  Report name must start with a character, and no
  2072.        spaces within the name is allowed.  Enter a description of the report. 
  2073.        The description will be saved in the catalog and will help you
  2074.        recognize the report setup in a later time.
  2075.  
  2076.  
  2077. ┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
  2078. │                                                           │
  2079. │                                                           │
  2080. │          File Name:   █████████                           │
  2081. │                                                           │
  2082. │          Description: ██████████████████████████          │
  2083. │                                                           │
  2084. │                                                           │
  2085. └───────────────────────────────────────────────────────────┘
  2086. ───────────────────────────────────────────────────────────────
  2087.                        Figure 4.3 - Report Name & Description        
  2088.  
  2089.  
  2090.  
  2091.  
  2092. 2.     Select file for the report.  You can select Projects only, Tasks Only,
  2093.        or Projects & Tasks; the last option will print the tasks within the
  2094.        each project.
  2095.  
  2096. 3.     Now you see the different fields that you can filter on.  You can
  2097.        customize the report filter any way you want.  E.g. you can select
  2098.        projects with priority less than '02', or projects with issue date after
  2099.        12/31/88, or tasks with In Progress status.  Highlight the desired
  2100.        field, e.g. Status, and then press the <ENTER> key. PAGE 54
  2101.  
  2102. 4.     Select the operator to use; (e.g. "Equal To").
  2103.  
  2104. 5.     Enter the value; for status you can use the <SPACE> bar to select
  2105.        between the different status.  For this example select "IN
  2106.        PROGRESS". 
  2107.  
  2108. 6.     If you wish to select multiple options in the filter, select the
  2109.        Operator; e.g. AND or OR.  For this example select "---NO More -
  2110.        --" option.
  2111.  
  2112. 7.     Select the primary sort.  Highlight the desired field to sort by and
  2113.        then press the <ENTER> key.
  2114.  
  2115. 8.     You can select the starting and ending value for the primary field. 
  2116.        If you wish to start from the top of the file, leave the first field
  2117.        blank.  If you wish to continue to the end of the file, leave the
  2118.        second field blank.
  2119.  
  2120. 9.     Select the secondary sort.  Highlight the desired field to have as the
  2121.        secondary sort and then press the <ENTER> key.
  2122.  
  2123. 10.    Select the different print options.  This screen allow your to select
  2124.        to print Date, Page Number, and Totals on the report.  Move from
  2125.        one selection to another using the arrow keys.  Use the <Space>
  2126.        bar to toggle between "Y" or "N" for Yes or No.
  2127.  
  2128. Make sure your printer is ON, ready, and loaded with paper.  The report
  2129. will start printing automatically.  Press the <Esc> key at any time to stop
  2130. the report from printing.
  2131. PAGE 55
  2132. Using Existing Report Setup
  2133. To print a report using a report setup you have created from before,
  2134. perform the following steps:
  2135. 1.     Select the "Short Project & Tasks" or the "Detail Project & Tasks"
  2136.        report.  
  2137.  
  2138. 2.     Select the "Use Existing Setup" option from the pop-up menu.  A list
  2139.        of all the existing report setups will be displayed; select the desired
  2140.        one and then press the <ENTER> key.  
  2141.  
  2142. 3.     Follow steps 7 through 10 in the "Creating & Saving a Report
  2143.        Setup" section above.
  2144.  
  2145.  
  2146. Deleting Report Setup
  2147. If you wish to delete a report-setup, perform the following steps:
  2148. 1.     Select the "Short Project & Tasks" or the "Detail Project & Tasks"
  2149.        options from the Report main menu.
  2150.  
  2151. 2.     Select "Delete Setup" option from the pop-up menu (see figure 4.2).
  2152. 3.     A pop-up window with the names of the report-setup files and their
  2153.        description will appear in the order of setup name.  Highlight the
  2154.        report setup name and then press the <Enter> key. 
  2155.  
  2156.  
  2157. Viewing Report Setup
  2158. If you forget what you have entered in the report setup, you can view the
  2159. filter on the screen; perform the following steps:
  2160. 1.     Select the "Short Project & Tasks" or the "Detail Project & Tasks"
  2161.        options from the Report main menu.
  2162.  
  2163. 2.     Select "View Report Filter" from the pop-up menu (see figure 4.2).
  2164.  
  2165. 3.     A pop-up window with the names of the report-setup files and their
  2166.        corresponding description will appear in the order of the setup file
  2167.        names.  Highlight the report setup name and then press the
  2168.        <Enter> key.
  2169. PAGE 56
  2170.  
  2171. 4.     A pop-up window with the report setup will be displayed.  View the
  2172.        setup and then press any key when done.
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176. Detail Project & Tasks
  2177. The Detail report print all the information about the project, tasks, or both
  2178. including the project and tasks notes.  Both the Short and Detail reports for
  2179. Projects and Tasks have a very powerful query system.  You can create a
  2180. filter, also called Report Setup, to select the kind of data to be printed on
  2181. the report.  When you create your report setup, you can save it to a file and
  2182. use it to re-print the report at a later time.  The reports are written to a file,
  2183. and can be imported to Lotus, Excel, or any other application that can read
  2184. dBASE (.DBF) file format. 
  2185.  
  2186. All steps explained above in the Short Project & Tasks section applies to
  2187. this report, please refer to it.
  2188.  
  2189.  
  2190.  
  2191. Employee Listing
  2192. This option allows you to print Employee Summary and Detailed listings. 
  2193. When this option is selected, a dialog box is displayed, (See figure 4.4). 
  2194. From the Dialog box you select the type of the report, Summary or
  2195. Detailed by highlighting the options and then pressing <SPACE>.  The
  2196. report can be sorted be either Employee Name or Employee Number.  To
  2197. select the sort, highlight the option and then press the <SPACE> bar. 
  2198. You can select the range of the report (See figure 4.5). E.g. if you are
  2199. sorting by Employee Name, you can select all employee names that start
  2200. with "F" and end with "L", by typing "F" in the Start With field and "L"
  2201. in the End With field.  If you leave the Start With blank, the listing will
  2202. start from the beginning of the file.  If you leave the End With field blank,
  2203. the report will print until the end of the file. PAGE 57
  2204.  
  2205.  
  2206. ╔═════[ EMPLOYEE LISTING OPTIONS ]═════╗
  2207. ║                                      ║
  2208. ║                                      ║
  2209. ║     Report Format:                   ║
  2210. ║       (o) Summary                    ║
  2211. ║       ( ) Detailed Information       ║
  2212. ║                                      ║
  2213. ║     Sort By:                         ║
  2214. ║       (o) Employee Name              ║
  2215. ║       ( ) Employee Number            ║
  2216. ║                                      ║
  2217. ║     Ranges:                          ║
  2218. ║       [ ] Select Range               ║
  2219. ║                                      ║
  2220. ╚═════════[ <F2> Save & Exit ]═════════╝
  2221. ─────────────────────────────────────────────────────────
  2222.                       Figure 4.4 - Employee Listing Options Dialog Box 
  2223.  
  2224.  
  2225.  
  2226. ┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
  2227. │                                                           │
  2228. │  Employee Name:                                           │
  2229. │     Start With:  ███████████████████████████              │
  2230. │                                                           │
  2231. │     End With:    ███████████████████████████              │
  2232. │                                                           │
  2233. └───────────────────────────────────────────────────────────┘
  2234. ───────────────────────────────────────────────────────────────
  2235.                      Figure 4.5 - Employee Listing Selecting Range Box 
  2236.  
  2237.  
  2238. Daily Calendar
  2239. This option will print all the appointments, to do items, and diary of one
  2240. day.  When this option is selected, the current work-date will be the default
  2241. print date.  If you wish to print the daily planner for a different date,
  2242. highlight the no option and then press <Enter>.  A pop-up calendar will
  2243. be displayed; select the desired date.
  2244. PAGE 58
  2245.  
  2246. Appointments Listing
  2247. This option will allow you to print the appointments of today, this week,
  2248. this month, or any selected range of days.  When this option is selected a
  2249. pop-up menu is displayed, (see figure 4.6).  Once the desired option is
  2250. selected, the report will print.
  2251.  
  2252.  
  2253. ╔═══════════════════════╗
  2254. ║ Select Report Type    ║
  2255. ║-----------------------║
  2256. ║ Current Working Day   ║
  2257. ║ Current Working Week  ║
  2258. ║ Current Working Month ║
  2259. ║ Select Range          ║
  2260. ╚═══════════════════════╝
  2261. ────────────────────────────────────────────────────────
  2262.                         Figure 4.6 - Selecting Days For Listing Menu 
  2263.  
  2264.  
  2265.  
  2266.  
  2267. To Do Listing
  2268. This option will allow you to print the To Do items of today, this week,
  2269. this month, or any selected range of days.  When this option is selected a
  2270. pop-up menu is displayed, (see figure 4.6).  Once the desired option is
  2271. selected, the report will print.
  2272.  
  2273.  
  2274.  
  2275.  
  2276. Diary Listing 
  2277. This option will allow you to print the Diary & Notes of today, this week,
  2278. this month, or any selected range of days.  When this option is selected a
  2279. pop-up menu is displayed, (see figure 4.6).  Once the desired option is
  2280. selected, the report will print.
  2281. PAGE 59
  2282.  
  2283. Phone Listing 
  2284. This option will print two type of listings: Phone Directory and Phone &
  2285. Address Book.  When this option is selected a dialog box is displayed, (See
  2286. figure 4.7).  Any of the listings can be sorted by Last Name, First Name,
  2287. Company Name, City, Status, Zip-Code, Birth Date, or Anniversary Date. 
  2288. You can select to print the whole file or a selected range of records on the
  2289. report based on the sorting key.
  2290.  
  2291.  
  2292. ╔══════[ Phone Listing Options ]═══════╗
  2293. ║                                      ║
  2294. ║                                      ║
  2295. ║       Report Type:                   ║
  2296. ║          (o) Phone Directory         ║
  2297. ║          ( ) Phone & Address Book    ║
  2298. ║                                      ║
  2299. ║       Sort By:                       ║
  2300. ║          (o) Last Name               ║
  2301. ║          ( ) First Name              ║
  2302. ║          ( ) Company                 ║
  2303. ║          ( ) City                    ║
  2304. ║          ( ) State                   ║
  2305. ║          ( ) Zip Code                ║
  2306. ║          ( ) Birth Date              ║
  2307. ║          ( ) Anniversary             ║
  2308. ║                                      ║
  2309. ║        Range:                        ║
  2310. ║          [ ] Select Range            ║
  2311. ║                                      ║
  2312. ║                                      ║
  2313. ╚═[ <F2> To Save     <Esc> To Cancel ]═╝
  2314. ─────────────────────────────────────────────────────────
  2315.                         Figure 4.6 - Selecting Days For Listing Menu 
  2316.  
  2317.  
  2318. Highlight the desired option, and then press the <Space>
  2319. bar to select it.  A dot will show at the selected
  2320. option.  Press <F2> for the report to start printing.
  2321.  
  2322.  
  2323.  
  2324.  
  2325.                                                                       
  2326. Chapter 5
  2327.  
  2328.                                                                
  2329. Utilities
  2330.  
  2331.  
  2332. PAGE 61
  2333. About Utilities
  2334. In this chapter you will learn about the different utilities you have in
  2335. StarTrack.  You can backup and restore data files, re-index corrupted index
  2336. files, remove previously deleted records from disk, clean up old
  2337. information, and move old and not completed to-do items to current
  2338. working day.  All these options are accessed from the Utilities main menu,
  2339. (see figure 5.1).
  2340.  
  2341.  
  2342.  
  2343. ┌─────────────────────┐
  2344. │ Backup              │
  2345. │ Restore             │
  2346. │ Re-Index            │
  2347. │ Remove Deleted Rec. │
  2348. │ Clean Up            │
  2349. │ Move Old ToDo Tasks │
  2350. └─────────────────────┘
  2351. ────────────────────────────────────────────────────────
  2352.                            Figure 5.1 - Utilities Drop Down Menu 
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358. ┌────────────────┐
  2359. │ Select File:   │
  2360. │════════════════│
  2361. │ Projects       │
  2362. │ Tasks          │
  2363. │ Employees      │
  2364. │ Appointments   │
  2365. │ To Do List     │
  2366. │ Diary          │
  2367. │ Phone List     │
  2368. │ Days Off       │
  2369. └────────────────┘
  2370. ───────────────────────────────────────────────────────────────
  2371.                         Figure 5.2 - StarTrack Utilities Files Menu 
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375. PAGE 62
  2376. Backup
  2377. This options allow you to backup any of the StarTrack files.  Backup is
  2378. very important; you should backup your files regularly.  When you select
  2379. the Backup option, you will be prompted to confirm your request.  Enter
  2380. "Y", for yes, to confirm your request.  A pop-up menu of all the available
  2381. files will be displayed (See figure, 5.2).  Highlight the file you wish to
  2382. backup and then press <ENTER>.  A window will be displayed to allow
  2383. you to enter the Drive and Path where you want to backup the file to.  If
  2384. you enter a valid drive and path, the backup will take place.
  2385.  
  2386. NOTE:         If the file is to big to fit on disk, you will need to use DOS's
  2387.               backup command for backup.  When you back-up using the
  2388.               DOS BACKUP command, you need to backup all files with
  2389.               extension DBF, FPT, and CDX (Refer to your DOS manual
  2390.               for more information on how to do the back-up).
  2391.  
  2392.  
  2393. Restore
  2394. If you ever loose any data files or delete them by mistake, you can restore
  2395. them from the backup disks (assuming you have been backing-up your
  2396. data).  Highlight the Restore option, and then press <ENTER>.  You will
  2397. be prompted to confirm your request, enter 'Y'.  A pop-up menu of all the
  2398. files will be displayed, (See figure 5.2).  Select the desired file to restore
  2399. and then press <ENTER>.  Enter the drive and directory, (full path),
  2400. where the backup file is located.  If the file is found the restore operation
  2401. will take place.
  2402.  
  2403.  
  2404. Re-Index
  2405. The StarTrack index files are very stable, but in rare incidents, when you
  2406. encounter power surge, power failure, or you turn-off your computer while
  2407. in the middle of updating information in StarTrack, they may get corrupted
  2408. (get out of order).  Also, if you have defected hard-disk, you may
  2409. encounter this problem.  The Re-Index utility will rebuild the index file and
  2410. put it back in order automatically for you. PAGE 63
  2411.  
  2412. When do you Re-Index?
  2413.        If you try to search for a record or print a report and can not find
  2414.        specific records that you are sure you have entered, rebuild the index
  2415.        files.
  2416.  
  2417.  
  2418.  
  2419. Remove Deleted Records
  2420. The "Delete" option in the different data entry screens marks the displayed
  2421. record for deletion, but does not remove records permanently from disk. 
  2422. If you delete records and do not need them again, select the "Remove
  2423. Deleted Records" Option from the Utilities drop-down menu to remove the
  2424. deleted records and gain the disk space.  When This option is selected, you
  2425. will be prompted to confirm your request.  Type 'Y', and then press
  2426. <ENTER>.  Select the file to remove deleted records from, (see figure
  2427. 5.2).
  2428. NOTE:         When records removed from disk, they are gone forever.
  2429.  
  2430.  
  2431.  
  2432.  
  2433. Clean Up
  2434. This option marks old and not needed records for deletion.  This will help
  2435. you clean up unwanted information.  For example, project that were
  2436. completed and closed for over a year, you may decide to delete them. 
  2437. Instead of deleting them one at a time, you can use the Clean Up utility to
  2438. delete more than one at one time.  When the "Clean Up" option from the
  2439. Utilities drop down menu is  selected, you will be prompted to confirm
  2440. your request.  Press 'Y', and then press the <ENTER> key.  Select the
  2441. file you wish to clean up, (See figure 5.2).  You will be prompted to enter
  2442. a date.  NOTE: be careful of what date you choose, because any projects,
  2443. tasks, appointments prior to that date will be deleted.
  2444. PAGE 64
  2445.  
  2446.  
  2447.  
  2448. Move Old To Do Tasks
  2449. If you wish to old and uncompleted To Do items to current Work Date,
  2450. select this option.  NOTE: you can have this function performed
  2451. automatically every time you start the program, if you select it in the
  2452. SETUP section.
  2453.  
  2454.  
  2455.                        APEX Computer Services
  2456.                            P. O. Box 807
  2457.                       Alhambra, CA 91802-0807
  2458.                            (818)458-3344
  2459. ============================================================================
  2460.                     SOFTWARE REGISTRATION FORM
  2461. ============================================================================
  2462.  
  2463. SHIP TO:
  2464.    Name:       ___________________________________
  2465.  
  2466.    Company:    ____________________________________
  2467.  
  2468.    Address:    ____________________________________
  2469.  
  2470.                ____________________________________
  2471.  
  2472.     Day Phone: __________________        Evening Phone: __________________
  2473.  
  2474. ---------------------------------------------------------------------------
  2475.  
  2476.    Quantity  ___  X 39.95     =  __________
  2477.  
  2478.    California Tax 7.75%       =  __________
  2479.  
  2480.    Shipping & Handling        =  $5.00
  2481.  
  2482.                                  ===========
  2483.  
  2484.    Total                         __________
  2485. ___________________________________________________________________________
  2486.  
  2487.    Computer Type:   [ ] XT     [ ] 286      [ ] 386      [ ] 486
  2488.  
  2489.    Memory:          ______ KB
  2490.  
  2491.    Disk Size:       [ ] 3 1/2  [ ] 5 1/4
  2492.  
  2493.  
  2494.    How did you get your copy of StarTrack?
  2495.       [ ]  Shareware Distributor      Name: ____________________________
  2496.  
  2497.       [ ]  Elctronic Bulletin Board   Name: ____________________________
  2498.  
  2499.       [ ]  Other                      Name: ____________________________
  2500. ----------------------------------------------------------------------------
  2501.  Please send form along with CHECK or MONEY ORDER payable to:
  2502.      APEX Computer Services
  2503.      P. O. Box 807
  2504.      Alhambra, CA 91802-0807
  2505.  
  2506.      (818)458-3344
  2507.  
  2508.  
  2509.